El cierre mensual no pesa por una tarea difícil sino por la suma de muchas tareas razonables repetidas en cada empresa. Quien lleva cinco o diez pymes lo siente a fin de mes: los mismos pasos, con terceros, bancos y soportes distintos, y un calendario que no se mueve.
Esta lista ordena las ocho tareas del cierre mensual de una pyme por la carga relativa que suelen representar para el contador con varias empresas, de la que más consume a la que menos. No son minutos: la carga cambia con el volumen de cada cliente, y por eso cada punto dice cuánto se repite y qué conviene mirar antes de dar el mes por cerrado.
1. Causación de compras y gastos
Es la tarea que más tiempo consume porque nace del volumen: cada factura de proveedor, cuenta de cobro y documento soporte pide tercero, cuenta contable, retenciones y centro de costo. Se repite todo el mes, no solo al cierre, y lo que no se causa a tiempo llega junto la última semana.
Qué revisar: que cada documento esté en el periodo que corresponde, que las retenciones practicadas coincidan con la base y que no queden gastos del mes anterior sin registrar. Los fallos típicos están en los errores más comunes al causar facturas de compra.
2. Conciliación bancaria
Es la segunda en carga y la que más depende del desorden de origen. Se repite por cada cuenta y cada extracto, y cuando hay cuatro o cinco cuentas por empresa el trabajo se multiplica. La mayor parte del tiempo se va en partidas pequeñas: comisiones, el 4×1000, abonos sin referencia.
Qué revisar: partidas conciliatorias con más de un mes de antigüedad, movimientos sin tercero y que el saldo contable cuadre con el extracto a la fecha de corte. La conciliación bancaria propone los cruces y tú apruebas cada uno.
3. Cartera y cuentas por pagar
Implica registrar los recaudos, aplicarlos a la factura correcta y revisar lo que se debe a proveedores. Se repite cada mes, y el trabajo crece con los pagos parciales y los anticipos sin aplicar.
Qué revisar: recaudos sin factura asociada, anticipos de clientes y proveedores que siguen abiertos y saldos de terceros que no concuerdan con su estado de cuenta. Mantener la cartera al día evita descubrir en el cierre que un pago llegó hace tres semanas.
4. Nómina y seguridad social
Se repite cada mes, y quincenal si la empresa liquida así. La carga viene del número de novedades: incapacidades, horas extra, ingresos y retiros. Después de liquidar hay que causar la nómina, las provisiones y los aportes.
Qué revisar: que los aportes de seguridad social causados coincidan con la planilla pagada, que las provisiones de prima, cesantías, intereses y vacaciones estén al día y que los empleados retirados no sigan en la causación. Para el asiento paso a paso, mira cómo contabilizar la nómina.
5. Impuestos del mes
Retención en la fuente, ReteIVA, ICA según el municipio y el IVA, que es bimestral o cuatrimestral según el caso. Se repite cada mes con fechas que cambian por el último dígito del NIT, así que con varias empresas el calendario es una tarea en sí mismo.
Qué revisar: que la retención causada del mes cuadre con las cuentas por pagar al fisco, que las bases no hayan quedado sin tarifa y que la información de terceros esté completa. Las tarifas del año están en las retenciones en la fuente más comunes de 2026. Quadria arma los borradores de los formularios; tú los revisas y los presentas.
6. Depreciaciones y diferidos
Es una carga media pero constante. Cada mes se repite el mismo cálculo: depreciación de activos fijos, amortización de seguros y de gastos pagados por anticipado, y a veces cuotas de leasing. Son asientos de rutina que nadie ve, y por eso se olvidan.
Qué revisar: activos adquiridos en el mes que aún no entran en la depreciación, activos dados de baja que siguen depreciándose y diferidos ya amortizados por completo.
7. Revisión de terceros y cuentas puente
Se hace en la última semana y casi nunca se termina. Las cuentas puente, como anticipos, cuentas por legalizar o partidas en tránsito, reciben movimientos «mientras se aclara» y se quedan con saldo. Los terceros duplicados, con NIT mal digitado o sin dígito de verificación, producen saldos que no cuadran con nada.
Qué revisar: toda cuenta puente con saldo al cierre necesita un nombre propio y una explicación. Un saldo sin tercero o con el tercero equivocado es la razón más frecuente de que un auxiliar no coincida con el balance. Para ubicar dónde debería estar cada partida, te sirve el catálogo de cuentas que casi toda pyme termina usando.
8. Informes y entrega al cliente
Balance de prueba, estado de resultados y balance general. La carga parece pequeña porque el informe sale de lo que ya está causado: si las siete tareas anteriores quedaron bien, aquí solo se revisa. Si no, es donde aparecen todas las diferencias juntas.
Qué revisar: que el resultado del mes tenga sentido frente al anterior, que las variaciones grandes tengan explicación y que la cuenta de resultados no incluya gastos sin soporte. Entregar con una nota breve sobre lo que se movió suele ahorrar la llamada del cliente.
Checklist del cierre mensual
- Compras y gastos del mes causados, con retenciones y tercero.
- Ventas del mes registradas y numeración sin saltos.
- Cada cuenta bancaria conciliada a la fecha de corte.
- Recaudos y pagos aplicados; anticipos revisados.
- Nómina, aportes y provisiones causados.
- Depreciaciones y diferidos del mes registrados.
- Retenciones, IVA e ICA cuadrados con su cuenta por pagar.
- Terceros duplicados o incompletos depurados.
- Cuentas puente sin saldo o con explicación escrita.
- Informes revisados y variaciones explicadas.
Preguntas frecuentes
¿Cuántos días debe tomar el cierre contable mensual?
Depende del volumen y de la puntualidad de los soportes, por eso no hay un número válido para todas las empresas. Lo útil es medir el tuyo mes a mes y ver qué tarea lo alarga.
¿Qué hago primero cuando tengo varias empresas?
Empieza por las que tienen fecha de vencimiento más cercana y deja para el final las que dependen de soportes que aún no llegan. Ordenar el trabajo por empresa y no por tarea suele mezclar bancos y terceros de clientes distintos.
¿El cierre se puede hacer sin esperar a fin de mes?
Sí, y es la forma de bajar la carga: causar y conciliar durante el mes deja al cierre solo la revisión. Si manejas varias empresas, una buena elección de software contable para varias empresas también pesa en cuánto del trabajo se puede repartir en el mes.
¿Qué pasa con las tareas que dependen del cliente?
Fija una fecha de corte para soportes y extractos y comunícala por escrito. Lo que llegue después entra al mes siguiente, con una nota que lo explique.
Lista de referencia, no una norma: el contador decide qué aplica a cada empresa y firma el cierre con su criterio.