Contabilizar facturas de venta sin volver a digitarlas

Facturar y contabilizar son dos trabajos distintos

Emitir la factura de venta es la parte que ya está resuelta en casi todas las empresas: la hace el programa de facturación que cada una ya usa. Lo que queda pendiente es lo que viene después. Alguien tiene que tomar cada una de esas facturas y convertirla en un comprobante del libro, con el cliente correcto, la cuenta de ingreso que corresponde a la actividad y el IVA generado en su cuenta. Cuando las ventas del mes son muchas, esa transcripción es horas de trabajo repetido, y cada valor digitado a mano es una oportunidad de que el libro y la factura digan cosas distintas.

Quadria se queda con esa segunda parte sin pedirte que cambies la primera: lee la factura que tu empresa ya emitió, con el sistema que sea, y propone cómo registrarla.

Cómo pasa una factura de venta al libro

Desde la pantalla de cargar facturas de venta subes los documentos del periodo: la factura electrónica tal como la descargaste, o una copia escaneada cuando es lo único que tienes. Quadria extrae el cliente, la fecha, el valor antes de impuestos, el IVA y el total, y arma una propuesta de asiento: el débito a la cuenta de clientes por el total, y los créditos al ingreso y al IVA generado.

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Subes la factura emitida

La electrónica, o una copia escaneada si es lo que hay.

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Quadria propone el asiento

Clientes al débito; ingreso e IVA generado al crédito.

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Apruebas en la bandeja

Hasta ese clic la venta no está en el libro.

La propuesta llega a la bandeja de ventas. Ahí revisas cada campo, corriges lo que haga falta y apruebas. Solo entonces el comprobante recibe su consecutivo y la venta existe en la contabilidad. Lo aprobado queda en ventas contabilizadas; lo que rechazaste o anulaste queda en su propia lista, con su historia.

Una comprobación que evita contabilizar la venta de otro

Cuando se suben documentos por lotes es fácil mezclar una factura recibida con una emitida. Por eso Quadria compara el NIT del emisor de cada documento con el de la empresa en la que estás trabajando. Si no coinciden, la propuesta no se descarta: llega marcada con un aviso para que confirmes que de verdad es una venta tuya. Es la diferencia entre registrar un ingreso que no existe y detenerte un segundo a mirar.

Lo que la venta aprobada mueve en el resto de la contabilidad

Una venta aprobada no se queda en un listado. Abre el saldo del cliente, y desde ahí alimenta el control de cartera y cuentas por cobrar, donde cada abono lo va bajando hasta cerrarlo. El IVA generado queda en el libro listo para el borrador de la declaración del periodo, y el ingreso aparece en el estado de resultados sin que nadie lo vuelva a escribir.

Esa es la razón de fondo para contabilizar desde el documento y no desde una planilla: el mismo dato sirve para la cartera, para los impuestos y para los informes, y si algo hay que corregir se corrige una sola vez.