Cuentas del PUC más usadas en una pyme

Un plan de cuentas completo tiene cientos de cuentas, pero una pyme comercial o de servicios mueve casi todo su año en unas diez. Si las dominas, entiendes casi todo lo que ves en un libro auxiliar y detectas rápido cuándo algo quedó en la cuenta equivocada. Esta lista parte del plan único de cuentas del Decreto 2650 de 1993, el que usan las empresas comerciales, y cada código y nombre está tomado del catálogo oficial.

La selección es una guía de uso general: una droguería, una constructora y una agencia no mueven lo mismo, pero casi todas pasan por estas cuentas cada mes. Si quieres saber por qué el PUC sigue vigente aunque exista el marco NIIF, lo explicamos en el PUC sigue siendo obligatorio.

Las 10 cuentas, en una tabla

El código de cuatro dígitos es la cuenta; los seis dígitos son la subcuenta que cada empresa abre según su operación.

Si tu empresa es de servicios, en lugar del inventario y el costo de la mercancía tendrás con más frecuencia las cuentas de honorarios (5110) y arrendamientos (5120); el resto de la lista se mantiene.

Activo: lo que tienes y lo que te deben

Bancos (1110) es la cuenta que más veces se toca en el mes, porque cada recaudo y cada pago pasa por ella. Lleva un auxiliar por cada cuenta bancaria, así la conciliación contra el extracto es directa. Una diferencia entre el saldo contable y el del banco casi siempre es una partida que falta, no un error de la cuenta.

Clientes (1305) guarda el valor que el cliente realmente va a pagarte. Si el cliente es agente de retención, te descuenta la retención en la fuente y esa parte no es cartera: va a una cuenta de anticipo de impuestos dentro de 1355. Esa es la razón de que el saldo de un cliente no coincida con el total de la factura.

Mercancías no fabricadas por la empresa (1435) es el inventario de una empresa comercial. Con inventario permanente, cada compra entra aquí y cada venta la descarga hacia el costo; con inventario periódico, se ajusta al cierre contra el conteo físico. Si necesitas la diferencia entre ambos, revisa la guía de inventario permanente y periódico.

Pasivo: lo que debes y lo que recaudas para otros

Proveedores nacionales (2205) recibe el neto que le debes al proveedor por una compra de mercancía: el valor de la factura más el IVA, menos la retención que le practicas. Las facturas de servicios y gastos no van aquí sino a costos y gastos por pagar (2335).

Retención en la fuente (2365) y IVA por pagar (2408) son pasivos de impuestos que la empresa recauda y traslada. No son plata tuya: se acumulan durante el periodo y se pagan en los formularios 350 y 300. Mantenerlas limpias, con una subcuenta por concepto, es lo que permite preparar la declaración sin reconstruir nada. Las tarifas del año las reúne la guía de retenciones en la fuente más comunes en 2026.

Ingresos y costo: lo que vendes y lo que te cuesta

Comercio al por mayor y al por menor (4135) acumula las ventas del giro ordinario. Por subcuenta puedes separar por tipo de producto, algo útil para saber qué línea deja más margen. Si un cliente devuelve mercancía, no se resta de aquí: va a devoluciones en ventas (4175), para que se vea cuánto se devuelve.

Costo de ventas (6135) es el espejo de la venta: lo que te costó la mercancía que entregaste. Con inventario permanente se alimenta sola con cada venta; con el periódico se calcula al cierre. La diferencia entre 4135 y 6135 es tu utilidad bruta.

Gastos: lo que cuesta operar

Gastos de personal (5105) y Servicios (5135) son los dos que más líneas generan en un mes, y por eso conviene revisarlos con cuidado. En servicios, el error típico es mandar a esa cuenta cosas que son honorarios (5110) o gastos de ventas (5235), con lo que la retención sale con otro concepto. La guía de gastos operacionales y no operacionales ayuda a ubicar cada uno.

Dos asientos para ver las cuentas en movimiento

Con cifras inventadas, una venta a crédito de $2.000.000 más IVA del 19 %, donde el cliente te practica retención del 2,5 %:

Y una compra de mercancía a crédito por $1.500.000 más IVA, donde tú retienes el 2,5 % al proveedor:

En los dos casos el débito iguala al crédito, que es la condición mínima de cualquier asiento. Quadria propone estos asientos al montar la factura y tú los apruebas: así lo cuenta causación automática. Si quieres revisar los errores que más se repiten al causar facturas de compra, los reunimos en errores al causar facturas de compra.

Preguntas frecuentes

¿Cuántas cuentas necesita una pyme?

Las que su operación exija. El plan de cuentas es una estructura; cada empresa abre sólo las subcuentas que usa. Una pyme pequeña rara vez pasa de unas decenas de auxiliares activos, y lo sano es abrir una nueva cuando necesitas un dato aparte, no antes.

¿Puedo crear mis propias subcuentas?

Sí. El plan fija las cuentas hasta cierto nivel y la empresa detalla por debajo: por cliente, por banco, por proveedor o por centro de costo. Lo que no se debe hacer es cambiar la naturaleza de una cuenta ni mover un concepto a una clase que no le corresponde.

¿Qué naturaleza tiene cada clase del PUC?

Los activos, los gastos y los costos tienen naturaleza débito: aumentan por el debe. Los pasivos, el patrimonio y los ingresos tienen naturaleza crédito: aumentan por el haber. Hay excepciones, como la depreciación acumulada o las devoluciones en ventas, que restan de su grupo.

¿Es lo mismo cuenta, subcuenta y auxiliar?

No. La clase es el primer dígito, el grupo son dos, la cuenta cuatro y la subcuenta seis. El auxiliar es el nivel que abre cada empresa por tercero o por concepto, y es donde realmente se registran los movimientos.

Esta es una guía de referencia: la decisión final sobre cada cuenta y cada asiento es tuya, con tu criterio de contador.