Inventario periódico: el costo de ventas al cierre del período

Qué es el sistema de inventario periódico

En el sistema de inventario periódico el costo de lo vendido no se registra con cada venta. Se calcula al final del período, a partir de lo que había, lo que se compró y lo que se consumió. Es el sistema que usan muchas pequeñas empresas porque no exige registrar la salida de cada unidad, a diferencia del inventario permanente, que lleva un kardex con entradas y salidas por referencia.

Quadria trabaja con el periódico, y lo dice sin rodeos: no lleva kardex, no controla unidades ni existencias por producto y no registra el costo en el momento de la venta. Lo que hace es ayudarte a calcular y registrar el costo de ventas de cada período con reglas que tú defines, sobre saldos que ya están en el libro.

Grupos de inventario y conceptos de venta

La configuración empieza por el tipo de empresa: comercializadora, industria con recetas, servicio que consume insumos o servicio sin insumos. Después se definen los grupos de inventario, cada uno con su cuenta de inventario y su cuenta de costo, y los conceptos de venta con las proporciones que consumen de cada grupo. Por ejemplo, en un minimercado las ventas de víveres pueden consumir una parte fija de su valor del grupo de mercancías de víveres.

El saldo de cada grupo no se lleva aparte: es el saldo de su cuenta de inventario en el libro, que crece con las compras que se aprueban por la causación de facturas de compra.

Cómo se cierra un período

Al terminar el período abres el cierre de inventario y pides la previsualización. Quadria suma las ventas aprobadas por concepto, aplica las proporciones de consumo y muestra, grupo por grupo, cuánto costo resulta y contra qué saldo de inventario se compara. Nada se ha registrado todavía.

Si las cifras tienen sentido, cierras el período. En ese momento se registra un solo asiento con el costo de ventas de cada grupo al débito y la cuenta de inventario correspondiente al crédito. Si el cierre todavía no quedó registrado en el libro, se puede deshacer y volver a calcular.

Hasta dónde llega y dónde no

El cálculo es tan bueno como las proporciones que se configuren, y por eso vale revisarlas contra el conteo físico cuando se haga. El conteo, los ajustes por faltantes y el control de unidades siguen siendo trabajo de la empresa y de su contador fuera de Quadria. Lo que sí queda resuelto es la parte repetitiva de cada mes: sumar ventas, aplicar consumos y llevar el costo al estado de resultados, que aparece en los informes financieros del mismo libro.