Términos de servicio

Quadria es una plataforma de contabilidad asistida por inteligencia artificial para el mercado colombiano, operada por David Maldonado, persona natural con domicilio en Barranquilla, Colombia y correo de contacto contacto@quadria.app.

Al crear una cuenta o usar la plataforma aceptas estos Términos y la Política de tratamiento de datos personales. Si no estás de acuerdo con alguna parte, no uses el servicio.

Quadria se encuentra en fase de validación. Eso significa que hay funcionalidades en evolución, que las tarifas son de beta y que puede haber interrupciones de servicio. Lo decimos aquí porque es material para tu decisión.

Quadria lee facturas de compra y venta (PDF o XML de la DIAN), documentos RUT y soportes de nómina, extrae su información y propone el asiento contable correspondiente bajo el PUC. Tú lo revisas, lo editas si hace falta y lo apruebas. También ofrece reportes contables y fiscales, conciliación bancaria, cuentas por pagar y por cobrar, un calendario de obligaciones y exportación de la información.

En los planes que la incluyen, también permite emitir facturas electrónicas de venta y notas crédito a nombre de las empresas que administras (ver la sección 4.2).

Quadria propone, tú validas. Es el principio de diseño del producto y la sección siguiente lo desarrolla.

Esta es la sección más importante del documento. Quadria usa inteligencia artificial para leer documentos y proponer asientos contables bajo el Plan Único de Cuentas (Decreto 2650). Propone; no decide.

Concretamente, y para que no quede espacio a interpretación:

• No es asesoría contable, tributaria ni legal. Es apoyo referencial sobre información que tú suministras.
• No reemplaza a un contador público. Tampoco su firma, que en Colombia solo puede dar un profesional habilitado.
• No presenta declaraciones ante la DIAN. Ni declaraciones, ni informes, ni correcciones: Quadria arma los formularios y tú los presentas. Ante la DIAN respondes tú.
• La factura electrónica la emites tú. En los planes que la incluyen, Quadria envía a la DIAN las facturas y notas crédito que tú confirmas, a través de Soluciones Alegra S.A.S., proveedor tecnológico autorizado por la DIAN, que las firma por autorización del propietario de la empresa. Quadria no es proveedor tecnológico, y ningún documento sale sin tu confirmación.
• No hay registro automático. Ningún asiento entra al libro sin tu aprobación. Es una regla del sistema, no una opción.
• El costo del inventario lo apruebas tú. Se estima al cierre o, si activas el inventario permanente, se calcula por promedio ponderado con las cantidades y vínculos que tú confirmas. Quadria no cuenta existencias físicas ni reemplaza la toma de inventario.

Las guías de deducibilidad, los cálculos de IVA y retenciones y las fechas del calendario fiscal son referenciales. Se construyen con la información que registras y con normas de aplicación general que pueden cambiar o no aplicar a tu caso. Validar cada una es parte de tu criterio profesional.

Necesitas una cuenta para usar el servicio. Te comprometes a dar información veraz, a confirmar tu correo y a mantener tu contraseña en reserva. Las operaciones hechas desde tu cuenta se te atribuyen, así que avísanos de inmediato a contacto@quadria.app si sospechas de un acceso no autorizado.

Puedes invitar a otras personas a trabajar sobre una empresa tuya. El acceso es por empresa, no por cuenta: invitar a alguien a una no le da acceso a las demás. Quien recibe la invitación obtiene acceso al abrir el enlace, y quien administra la empresa puede revocarlo en cualquier momento. Las acciones de cada persona quedan registradas.

Cada plan incluye un número de usuarios. El número cuenta a las personas con acceso a las empresas que paga tu cuenta, incluyéndote, y lo ves en la pantalla de usuarios de cada empresa. No cuenta la contraparte de cada empresa: si tú llevas la contabilidad, el dueño del negocio entra sin ocupar lugar, y si la empresa es tuya, tu contador entra sin ocupar lugar. Al llegar al número incluido no podrás invitar a más personas hasta que mejores tu plan. Nunca retiramos un acceso ya concedido por este motivo: el límite solo aplica a invitaciones nuevas.

Puedes cerrar tu cuenta cuando quieras. Antes de hacerlo, exporta tu información (ver la sección 8).

Al registrar una empresa declaras que estás autorizado para llevar su contabilidad, sea porque es tuya o porque su titular te encargó hacerlo. Esa autorización es tuya, no nuestra: Quadria no la verifica ante ningún registro público y no puede saber si la tienes.

Un mismo NIT puede estar registrado por más de una cuenta, y no siempre es un problema: un cambio de contador deja al saliente con el histórico y al entrante con el periodo nuevo, y eso es legítimo. Lo que no puedes hacer es usar Quadria para sostener una contabilidad paralela de las mismas operaciones. El artículo 74 del Código de Comercio y el artículo 654 del Estatuto Tributario recaen sobre el comerciante y sobre el contador, no sobre nosotros.

Puedes verificar que una empresa es tuya cruzando tu documento de identidad con el representante legal que figura en su RUT. Verificar no es obligatorio y no habilita ninguna función: lo que da es prioridad sobre ese NIT y un aviso si alguien más lo registra. Si dos cuentas reclaman el mismo NIT y no se resuelve entre ellas, lo revisamos con las dos partes; no lo decidimos por nuestra cuenta ni borramos la contabilidad de nadie.

Los planes de pago incluyen la emisión de facturas electrónicas de venta y de notas crédito ante la DIAN. Quadria no es proveedor tecnológico: la firma electrónica y la transmisión las hace Soluciones Alegra S.A.S. (NIT 900.559.088-2), proveedor tecnológico autorizado por la DIAN, por cuenta de la empresa emisora.

• Autorización de firma. Para emitir, el propietario de la empresa en Quadria autoriza expresamente a Soluciones Alegra S.A.S. a firmar y transmitir a nombre de la empresa, y declara que tiene facultad para darla. La autorización queda registrada con su fecha y el texto que se aceptó.
• La habilitación ante la DIAN es de la empresa. Asociar al proveedor tecnológico, pedir la resolución de numeración y asociarle el prefijo son trámites que hace el representante legal en los portales de la DIAN. Quadria explica el paso a paso; no los hace por ti.
• Nada sale sin tu confirmación. Antes de enviar, ves el cliente, las líneas, los totales y el número, y confirmas. Una factura aceptada por la DIAN no se puede editar ni borrar: se corrige con una nota crédito.
• El contenido de cada factura es responsabilidad de quien la emite. Los datos del cliente, los valores, los impuestos y que la operación exista los decides tú. Quadria no los valida ante la DIAN más allá de lo que la DIAN misma valida.
• Cupo mensual. Cada plan trae un número de facturas electrónicas por ciclo (ver la sección 5).

Hay un plan gratuito con un cupo limitado de documentos procesados con IA por ciclo, y planes de pago con cupos mayores. Cada plan incluye además un número de empresas y un número de usuarios (ver la sección 4). Las facturas electrónicas XML de la DIAN que recibes no consumen cupo de IA porque no requieren lectura automática.

Facturas electrónicas que emites. Los planes de pago incluyen un número de facturas electrónicas por ciclo, que gastan entre todas las empresas que paga la cuenta. Cada factura y cada nota crédito enviada cuenta una vez; reenviar un documento rechazado no cuenta de nuevo, y descartarlo devuelve su lugar. Al llegar al número del plan no se pueden emitir más facturas hasta que se reinicie el ciclo o subas de plan, pero las notas crédito nunca se bloquean. Si tu plan deja de incluir la emisión, conservas los documentos ya emitidos y puedes seguir haciendo notas crédito sobre ellos. El plan gratuito no incluye la emisión.

• Sin permanencia. Puedes pagar mes a mes o por año, y cancelar cuando quieras.
• Pago anual. Se cobra por adelantado. El primer año pagas 10 meses y usas 12; desde el segundo año la renovación se cobra por los 12 meses completos, al precio anual que se muestra al comprar. Los cupos del plan se siguen reiniciando cada mes. Si cancelas, conservas el plan hasta el final del año pagado y no se renueva; el año ya pagado no se devuelve en proporción, salvo el derecho de retracto.
• Cancelar no corta el acceso de inmediato. Conservas los beneficios de tu plan hasta el final del periodo ya pagado, y después pasas al plan gratuito.
• Los pagos se procesan a través de Mercado Pago. No almacenamos los datos de tu tarjeta; los administra la pasarela.
• Las tarifas son de beta y pueden ajustarse a medida que conocemos el mercado. Si cambian, te avisamos con anticipación por correo, nunca de un día para otro.
• Los cupos son de un mes y no se acumulan. Cada cuenta tiene su propio ciclo: empieza cuando activas el plan —o cuando te registras, si usas el gratuito— y se reinicia el mismo día y hora del mes siguiente. La fecha y hora exactas de tu próximo reinicio están siempre visibles en la sección "Mi plan".

Al alcanzar el cupo de IA de tu plan, la lectura automática se pausa hasta que se reinicie tu ciclo o hasta que subas de plan. El resto de la plataforma sigue funcionando: puedes crear asientos manuales, cargar XML, consultar reportes y exportar. Te avisamos antes de llegar al límite.

Derecho de retracto. Como la contratación es a distancia, tienes derecho a retractarte dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la compra, conforme al artículo 47 de la Ley 1480 de 2011. Si lo ejerces, se resuelve el contrato y te devolvemos lo que pagaste dentro de los quince (15) días calendario siguientes, sobre el mismo medio de pago que usaste.

Cómo ejercerlo. Desde la sección "Mi plan" hay un botón para solicitar la devolución, o puedes escribirnos a contacto@quadria.app. En ambos casos tu solicitud queda radicada con fecha y hora, y te enviamos esa constancia por correo. Al aprobarse la devolución tu plan pasa al gratuito.

Ten en cuenta que el retracto no aplica a los servicios que ya se prestaron con tu acuerdo. Si durante esos días consumiste el cupo de IA de tu plan, el servicio ya se ejecutó en esa medida y lo tendremos en cuenta al responder. Lo decimos por adelantado para que no sea una sorpresa.

Esto es independiente de tu derecho a la reversión del pago (artículo 51 de la Ley 1480 de 2011 y Decreto 1074 de 2015) en los casos de fraude, operación no solicitada o servicio no prestado, que se tramita ante el emisor de tu medio de pago.

Al usar Quadria te comprometes a no:

• Subir documentos sobre los que no tengas derecho o autorización para tratarlos.
• Intentar acceder a información de otros usuarios, ni sondear o eludir los controles de seguridad de la plataforma.
• Crear cuentas en serie, automatizar el consumo del cupo de IA o revender el servicio.
• Usar la plataforma para registrar operaciones que sabes falsas o simuladas.

Podemos suspender una cuenta que incumpla esta sección. Salvo en casos de riesgo inmediato para la plataforma o para terceros, avisamos antes y damos oportunidad de exportar la información.

El software, la marca, el diseño y la documentación de Quadria son nuestros. Estos Términos te dan una licencia de uso, no la propiedad de nada.

Tu información es tuya. Las facturas, los asientos, los reportes y todo lo que cargues o generes en la plataforma siguen siendo de tu propiedad y de la de tus clientes. No usamos tu información contable para entrenar modelos de inteligencia artificial, ni propios ni de terceros.

Puedes exportar tus asientos, libros auxiliares, balances y reportes en cualquier momento, sin costo adicional y sin pedir permiso. No hay lock-in: si te vas, tus datos se van contigo.

Ten en cuenta una obligación que es tuya y no nuestra: el artículo 60 del Código de Comercio exige conservar los libros y los soportes contables por diez años. La responsabilidad de custodiarlos es del comerciante. Antes de eliminar una empresa o cerrar tu cuenta, exporta y guarda tus soportes.

Tras la cancelación conservamos tu información durante un periodo de gracia para que puedas descargarla, y luego procedemos a eliminarla. Los plazos concretos están en la Política de tratamiento de datos.

El servicio se presta tal como está, sin garantía de operación ininterrumpida ni libre de errores. Estamos en fase de validación y no ofrecemos un acuerdo de nivel de servicio.

En la medida en que la ley colombiana lo permita, no respondemos por sanciones, intereses, multas o mayores impuestos derivados de información contable o tributaria que hayas aprobado, ni por lucro cesante o daños indirectos. Nuestra responsabilidad total se limita al monto que hayas pagado por el servicio en los tres meses anteriores al hecho.

Esta limitación no aplica a los casos en que la ley no permite limitarla, ni a nuestra responsabilidad por dolo o culpa grave.

Para operar, Quadria se apoya en proveedores que procesan parte de la información. Los nombramos porque tienes derecho a saber por dónde pasan tus datos:

El detalle de qué se envía a cada uno, con qué finalidad y bajo qué base legal está en la Política de tratamiento de datos.

Podemos actualizar estos Términos. Cuando el cambio sea material, te pedimos aceptarlo de nuevo al entrar a la plataforma y te avisamos por correo. Cada versión queda identificada por su fecha, y guardamos registro de cuál aceptaste y cuándo.

Si no aceptas una versión nueva, puedes exportar tu información y cerrar tu cuenta.

Estos Términos se rigen por la ley colombiana. Cualquier controversia se somete a los jueces de la República de Colombia.

Antes de acudir a instancias judiciales, escríbenos a contacto@quadria.app. La mayoría de los problemas se resuelven hablando.

Esta versión rige desde el 14 de octubre de 2026 y reemplaza cualquier versión anterior.