Conciliación bancaria: ejemplo y formato

La conciliación bancaria es la comparación, a una fecha de corte, entre el saldo que dice el extracto del banco y el saldo que dice la cuenta de bancos en tu contabilidad. Casi nunca coinciden a la primera, y no siempre es un error: hay movimientos que el banco ya aplicó y tú no has registrado, y otros que tú registraste y el banco todavía no procesa. Conciliar es explicar la diferencia partida por partida hasta que las dos cifras lleguen al mismo número.

Sirve para tres cosas: confirmar que el saldo de bancos del balance es real, descubrir cobros del banco que nadie contabilizó (cuota de manejo, comisiones, 4x1000) y detectar a tiempo errores de digitación o pagos que no salieron como se registraron. Lo que sigue es el método, el formato en tabla y un ejemplo completo con cifras que cuadran.

Cómo se hace una conciliación bancaria

El orden que funciona es el mismo en cualquier empresa:

1. Fija la fecha de corte, normalmente el último día del mes, y toma el extracto de esa cuenta hasta ese día.
2. Anota el saldo final del extracto y el saldo de la cuenta de bancos en el libro auxiliar a la misma fecha.
3. Marca lo que coincide. Cada movimiento del extracto que tiene su par en el libro (mismo valor, fecha cercana) queda cruzado. Lo que no se cruza es lo que hay que explicar.
4. Clasifica lo que quedó sin cruzar en uno de dos grupos: partidas que están en el libro y no en el banco, y partidas que están en el banco y no en el libro.
5. Ajusta cada lado con las partidas que le corresponden, hasta que el saldo del extracto ajustado sea igual al saldo del libro ajustado.
6. Contabiliza los ajustes del libro. Solo los del lado del libro generan asiento; los del lado del banco se resuelven solos cuando el banco los procese.

Las partidas conciliatorias

Una partida conciliatoria es cada diferencia que explica por qué los dos saldos no coinciden. Casi todas caen en una de estas cinco:

Las dos primeras son partidas de tiempo: se resuelven cuando pase el tiempo y el banco procese el movimiento. Las tres últimas exigen que tú hagas algo en el libro.

Ejemplo: Papelería El Punto S.A.S.

Papelería El Punto S.A.S. concilia su cuenta corriente al 30 de septiembre de 2026. El extracto trae un saldo final de $18.450.000 y el auxiliar de la cuenta 111005 Bancos muestra $18.744.210. Al cruzar los movimientos quedan estas diferencias:

• Una consignación de clientes de $2.300.000 hecha el 30 de septiembre que el banco abonó el 2 de octubre.
• Dos cheques girados a proveedores, de $1.250.000 y $780.000, que todavía no se han cobrado.
• Una cuota de manejo de $35.000 y comisiones por transferencias de $24.000, ambas con IVA del 19%.
• Un 4x1000 de $62.000 sobre los pagos del mes.
• Intereses de $18.000 abonados por el banco.
• Un recaudo de un cliente que el banco abonó por $3.540.000 y que en el libro quedó en $3.450.000: dos dígitos intercambiados al digitar.

El formato de conciliación se arma con dos bloques, uno por cada saldo:

Los dos bloques terminan en $18.720.000: ese es el saldo real de la cuenta, y es el que debe figurar en el balance a esa fecha. El IVA sale de aplicar 19% sobre los $59.000 de cuota y comisiones: $11.210. La tarifa general del impuesto sobre las ventas es del 19% según el artículo 468 del Estatuto Tributario, y el 4x1000 es el gravamen a los movimientos financieros, con tarifa de cuatro por mil.

Los asientos de ajuste

Todo lo que está en el segundo bloque necesita un asiento, porque el banco ya lo aplicó y el libro no. Las consignaciones en tránsito y los cheques pendientes no llevan asiento: ya están en el libro.

Cobros del banco, tomados de las notas débito del extracto:

Intereses abonados por el banco:

Corrección del recaudo, una vez comprobado en el comprobante de consignación que el cliente sí pagó $3.540.000:

Después de los tres asientos, la cuenta 111005 pasa de $18.744.210 a $18.720.000: $108.000 de más por los intereses y la corrección, menos $132.210 de cobros del banco. Para los criterios de cada cuenta de gasto bancario, el IVA descontable y el 50% deducible del GMF, está la guía de cómo contabilizar los gastos bancarios. La cuenta de bancos tiene su descripción en la cuenta 1110 del PUC.

Un detalle sobre los intereses: si el extracto los muestra con una retención en la fuente ya descontada, el valor neto que entra al banco se separa en dos líneas, y la retención va a una cuenta de anticipo de impuestos a tu favor. El ejemplo supone un rendimiento sin retención para no mezclar los dos temas.

Cada cuánto conciliar

Una vez al mes, a la fecha de corte, es lo mínimo que sostiene un cierre ordenado: el extracto mensual es el soporte con el que se cuadra el saldo y, si se deja pasar, los meses se acumulan y una diferencia pequeña termina siendo imposible de rastrear. Si la cuenta mueve cientos de transacciones, o varias personas giran pagos, conviene revisar por lo menos cada semana lo pendiente: las partidas viejas son las que cuesta explicar. La conciliación es una de las tareas del cierre contable mensual.

Errores comunes

• Conciliar contra el saldo equivocado. El saldo que se compara es el del auxiliar de esa cuenta bancaria, no el total del grupo bancos si hay varias cuentas.
• Forzar la diferencia. Meter una partida «de ajuste» para que cuadre esconde el error en vez de resolverlo. Cada peso del ajuste necesita su explicación.
• Dejar partidas en tránsito por meses. Un cheque que lleva seis meses sin cobrarse merece una llamada al proveedor, no seguir apareciendo mes tras mes.
• Registrar el cobro del banco con IVA incluido en el gasto. El IVA de las comisiones se separa a su cuenta de descontable; si va dentro del gasto, el descontable se pierde.
• Mezclar el 4x1000 con las comisiones. Es un impuesto y se lleva aparte; si queda revuelto, el 50% deducible obliga a reconstruirlo desde los extractos.
• Corregir el libro sin soporte. Antes de ajustar una diferencia de digitación, revisa el comprobante de consignación o el soporte del pago.

Con la conciliación bancaria de Quadria subes el extracto, Quadria propone el cruce con el libro y tú validas cada emparejamiento; lo que no logra cruzar queda a la vista para que decidas qué es.

Preguntas frecuentes

¿Qué es una conciliación bancaria?

Es el documento que explica la diferencia entre el saldo del extracto bancario y el saldo de la cuenta de bancos en tu contabilidad a una fecha de corte. Termina cuando ambos saldos, ya ajustados con sus partidas conciliatorias, dan la misma cifra.

¿Quién tiene que hacer la conciliación bancaria?

Quien lleva la contabilidad de la empresa, y debe revisarla alguien distinto de quien gira los pagos. Esa separación de funciones es una buena práctica de control interno, no una exigencia del extracto.

¿Qué pasa si no logro que la conciliación cuadre?

Revisa en orden: que el corte sea el mismo en los dos lados, que no falte ningún movimiento del extracto, que no haya valores con dígitos cambiados y que los cheques pendientes sean de verdad cheques sin cobrar. Una diferencia exacta de un valor del extracto casi siempre es una partida sin registrar.

¿La conciliación genera asientos contables?

Solo las partidas del lado del libro: cobros del banco, intereses y correcciones de errores. Las consignaciones en tránsito y los cheques pendientes no generan asiento porque ya están registrados.

¿Se puede hacer una conciliación bancaria en Excel?

Sí, con las dos tablas del ejemplo: una por cada saldo, con sus partidas y un total que debe coincidir en ambos bloques. Lo que no hace una hoja de cálculo es cruzar los movimientos por ti, y ese cruce es la parte que más tiempo toma.