Migrar plan de cuentas y saldos iniciales

Qué hace falta para migrar el plan de cuentas y los saldos iniciales

Arrancar una empresa en Quadria no significa construir el plan de cuentas cuenta por cuenta ni digitar un saldo a la vez. Hay un importador para el plan de cuentas y otro para los saldos iniciales, cada uno con su propia plantilla de Excel —una hoja para llenar y otra de ayuda con lo que espera cada columna—, y los dos entran por el mismo asistente: subir el archivo, revisar qué va a pasar, confirmar y ver el resultado. Si la empresa ya trae su propio plan de cuentas en vez de partir del que ofrece Quadria por defecto, ese es justamente el archivo que se sube primero.

Cómo se revisa la importación antes de escribir nada

El archivo no escribe nada al subirse. Primero queda en una vista previa que dice qué pasaría: cuántas filas se crean, cuáles tienen un error y por qué, qué columnas reconoció y si ese encabezado ya se conocía de una migración anterior. Sólo cuando esa revisión se confirma se escribe de verdad, y no hace falta volver a subir el archivo para confirmarla: la fila cruda ya quedó guardada desde el primer paso.

01

Subir

El archivo de Excel con el plan de cuentas o los saldos iniciales.

02

Revisar

Conteos, filas con error y columnas reconocidas, sin haber escrito nada todavía.

03

Confirmar

Se escribe desde lo que ya se subió, sin repetir la carga del archivo.

Qué pasa si el archivo trae columnas distintas a las que espera Quadria

Ningún contador exporta sus cuentas con los mismos encabezados que otro. Si el archivo llega con nombres de columna distintos a los esperados, se mapean a mano una sola vez —qué columna del archivo corresponde a qué campo— y ese mapeo se recuerda por la huella de esos encabezados. La próxima vez que llegue un archivo con las mismas columnas, entra ya corregido. La precedencia es clara: lo que se mapeó a mano gana sobre lo recordado, y lo recordado gana sobre lo que el sistema detecta solo. Si falta una columna obligatoria, la revisión lo dice explícitamente y abre el mismo editor para corregirla ahí mismo.

Deshacer una migración que salió mal, sin dejar nada a medias

Esto es lo que quita el miedo a probar: toda importación abre un lote, y ese lote marca todo lo que crea. Deshacer no es un borrado a ciegas ni una promesa a medias.

Se borra completo, o no se borra nada

Si nadie construyó encima del lote —nada aprobado, pagado, conciliado o reversado, ninguna cuenta usada fuera de esa migración—, se elimina entero. Si sí, la operación se niega y dice exactamente qué lo bloquea.

Sólo se deshace lo creado

Si el archivo completó una cuenta o un tercero que ya existía, eso no se revierte: deshacer borra lo nuevo, no toca lo que ya estaba.

El intento queda en el historial

Aunque una importación se rechace por errores, el lote y sus filas en crudo quedan visibles, con el detalle de qué falló en cada una.

Qué otros datos se pueden migrar por archivo

El plan de cuentas y los saldos iniciales son el punto de entrada natural para una empresa nueva, pero el mismo motor cubre siete tipos de archivo distintos, todos bajo el mismo asistente y el mismo mecanismo de lotes.

7

tipos de archivo que se importan con el mismo asistente

Plan de cuentas, saldos iniciales, ventas, balance de Siigo, comprobantes, extracto bancario y nómina.

2

hojas por plantilla

Una para llenar y otra de ayuda con lo que espera cada columna.

El balance de Siigo tiene su propio importador: se exporta desde ese programa y se sube aquí para convertirse en saldos iniciales por cuenta —el punto de partida de la conciliación bancaria y de los informes—, con la misma revisión previa que el resto. Los terceros que traiga un archivo —proveedores o clientes detrás de un saldo— pasan por su propio control: el dígito de verificación se calcula y se compara contra el número, y la fila se rechaza si no corresponde, con el dígito correcto indicado en el mensaje.

Qué queda en manos del contador después de migrar

Subir el archivo no cierra el tema. El punto de partida de la contabilidad de una empresa —qué cuentas existen y con qué saldo arranca cada una— sigue siendo una decisión del contador, no del archivo que se sube. La revisión previa está para eso: antes de que un saldo quede escrito, alguien lo mira convertido en filas, no en las celdas sueltas del Excel original, y decide si eso es lo que la empresa debe arrastrar hacia adelante. Después de esa confirmación, el histórico de importaciones queda disponible para volver a mirar qué archivo trajo cada cuenta y cada saldo, con quién lo subió y cuándo.