Software contable para el régimen simple de tributación

Por qué el régimen simple necesita otra contabilidad

Una empresa del régimen simple de tributación no liquida el impuesto como una del régimen ordinario. Paga un anticipo cada bimestre sobre sus ingresos brutos, presenta una declaración anual que consolida esos anticipos, y tanto lo que se le retiene como lo que ella retiene sigue reglas propias. Un programa contable pensado para el régimen ordinario obliga al contador a desactivar a mano lo que no aplica y a recordar en cada compra qué retención sí va.

Quadria toma el régimen del RUT de la empresa y ajusta lo que muestra y lo que propone. Si la empresa está en el SIMPLE, aparecen sus formularios y sus reglas; si no, no aparecen.

El anticipo bimestral y la declaración anual

Para cada bimestre, el módulo del régimen simple arma el borrador del recibo del anticipo con los ingresos contabilizados en ese periodo. Hay campos que el libro no puede conocer —ingresos no constitutivos, ganancias ocasionales, aportes, pagos ya realizados, saldos a favor anteriores— y esos los digita el contador en el mismo formulario antes de revisarlo.

La declaración anual no se calcula por un camino distinto: se arma sumando los seis recibos bimestrales del año. Así no puede contradecir lo que ya se presentó. Los dos formularios se pueden descargar para revisarlos, y su presentación sigue siendo en el portal de la DIAN, por el contador. El detalle de cada casilla está en la guía del formulario 2593.

Las retenciones cambian cuando alguien es del SIMPLE

Al proponer el asiento de una compra, Quadria mira el régimen del comprador y el del vendedor. Cuando la empresa que compra es del SIMPLE no propone retención en la fuente a título de renta; solo propone retención de IVA si el proveedor también es del SIMPLE. Cuando la empresa vende y el cliente le retiene, la retención en la fuente de renta no aplica al contribuyente del SIMPLE, y la de IVA sí puede aplicar si el cliente es responsable de IVA.

Estas reglas se fijaron con el contador que acompaña el producto y se aplican igual en todos los caminos de lectura de una factura. Como toda propuesta, la retención se puede corregir en la bandeja antes de aprobar.

Lo que no aplica al SIMPLE, no aparece

En el régimen simple los gastos no se restan para calcular el impuesto, así que el resumen de gastos deducibles en renta no se ofrece para estas empresas. El resumen de IVA descontable sí, porque una empresa del SIMPLE responsable de IVA declara su IVA como cualquier otra. Es información de apoyo construida sobre el libro aprobado: la validación final sigue siendo del criterio profesional del contador.