Cuentas por pagar a proveedores, al día con el libro

Una cuenta por pagar es una compra aprobada que falta pagar

La forma más común de perder el control de lo que se les debe a los proveedores es llevarlo en dos lugares: el libro por un lado y una planilla de vencimientos por el otro. Basta un pago anotado en uno y no en el otro para que las dos cifras dejen de coincidir, y entonces nadie sabe cuál creer el día que el proveedor llama a cobrar.

En Quadria no hay dos lugares. El saldo con cada proveedor es la factura de compra que ya aprobaste y que todavía no está pagada, leída directamente del libro. La compra entra por la causación automática de facturas de compra, se aprueba en la bandeja, y desde ese momento cuenta como una obligación. No se digita nada más.

Qué muestra la pantalla de cuentas por pagar

La vista arranca con cuatro cifras: el total por pagar, cuánto de eso está vencido, cuánto vence pronto y cuántas facturas siguen abiertas. Debajo, la antigüedad de saldos agrupa lo pendiente por proveedor en tramos de días vencidos, para que lo urgente se distinga de lo que todavía está al día.

Desde cada proveedor se ve el detalle: qué facturas tiene abiertas, desde cuándo, y cuánto queda de cada una después de los abonos. Hay además una lectura por cuenta contable, útil al cierre para comprobar que el saldo de los proveedores en el libro coincide con la suma de las facturas pendientes.

Abonos parciales, cada uno con su asiento

Pocas facturas de proveedor se pagan de una sola vez. Cuando registras un abono eliges la factura, el valor, la fecha y la cuenta de banco de la que salió el dinero. Quadria baja el saldo de esa factura por el valor exacto del abono y genera el comprobante del pago: débito a la cuenta del proveedor que usó la compra original, crédito al banco. La cuenta del proveedor no se adivina, se toma del asiento de la compra que ya aprobaste.

Así, lo que muestra cuentas por pagar y lo que muestra el libro no pueden separarse: son el mismo movimiento. Y cuando llega el extracto, la conciliación bancaria encuentra ese pago ya registrado del lado del libro.

Las notas crédito del proveedor, en el lugar correcto

Una nota crédito recibida reduce lo que se le debe al proveedor. Si el documento dice qué factura corrige, se descuenta de ella. Si no lo dice, el valor queda como saldo a favor frente a ese tercero, en lugar de desaparecer o de sumarse como si fuera otra factura por pagar. El asiento de la nota crédito lo construye Quadria con la regla del contador que acompaña el producto, y como todo lo demás, entra al libro cuando lo apruebas.