Llevar la contabilidad de un negocio es registrar, en orden y con su soporte, cada hecho que mueve plata: lo que vendes, lo que compras, lo que pagas y lo que te deben. Al final del mes ese registro tiene que responder tres preguntas: cuánto ganaste, qué tienes y qué debes. Si eres comerciante, además, no es una opción sino una obligación del Código de Comercio.
Esta guía sigue el orden en que lo hace quien empieza de cero: saber si estás obligado, separar el dinero, guardar los soportes, elegir las cuentas, registrar, conciliar y cerrar. Es información general y no es asesoría tributaria; las decisiones de criterio las toma tu contador.
Quién está obligado a llevar contabilidad
La regla sale del Código de Comercio. El artículo 10 define como comerciantes a quienes se ocupan profesionalmente de actividades mercantiles, y el numeral 3 del artículo 19 les ordena «llevar contabilidad regular de sus negocios conforme a las prescripciones legales». Eso cubre a las sociedades (una S.A.S., por ejemplo) y a la persona natural que tiene una tienda, un taller o un negocio de reventa. La obligación depende de que ejerzas el comercio, no del tamaño del negocio.
El artículo 23 enumera lo que no es mercantil: comprar para el consumo propio, vender las obras que el autor creó, las compras de funcionarios para el servicio público, la venta directa del agricultor o ganadero de sus productos en estado natural y la prestación de servicios propios de las profesiones liberales. Un abogado o un médico que ejerce por su cuenta, entonces, no queda obligado por esa vía. Pero «no estar obligado» no quiere decir «no guardar nada»: para la DIAN los libros llevados en debida forma son prueba a tu favor (art. 772 E.T.), y los costos y deducciones se soportan con factura electrónica o con documento soporte (art. 771-2 E.T.). Si dudas de en cuál caso estás, pregúntale a un contador antes de decidirlo tú.
Separa el dinero del negocio y el tuyo
Antes de registrar nada, abre una cuenta bancaria solo para el negocio. Todo lo que cobre el negocio entra ahí y todo lo que pague sale de ahí. La contabilidad se vuelve ilegible cuando el arriendo de tu casa, el mercado y la compra de mercancía pasan por la misma cuenta.
Una S.A.S. es una persona jurídica distinta de sus socios, así que lo que un socio saca para uso personal no es un gasto del negocio: se registra como lo que sea (sueldo, préstamo al socio o anticipo de utilidades) y eso lo define el contador según cada caso. En la persona natural comerciante la separación es de orden práctico, pero igual de necesaria: sin ella no hay forma de saber si el negocio gana o si solo está pagando tus gastos.
Guarda cada soporte
Todo registro nace de un documento: la factura electrónica de venta, la factura de compra, el documento soporte cuando le compras a quien no está obligado a facturar, el extracto del banco, la planilla de seguridad social. Sin soporte no hay asiento que se defienda ni gasto que se pueda deducir.
El Código de Comercio manda conservar archivados y ordenados los comprobantes de los asientos (art. 55) y la correspondencia del negocio (arts. 19 y 54), y fija un mínimo de diez años para libros y papeles (art. 60). Una carpeta por mes, digital o física, con los soportes nombrados por fecha y tercero, ahorra más trabajo que cualquier programa. Los pagos menores de efectivo tienen su propio ciclo en cómo se contabiliza la caja menor.
Elige tu plan de cuentas
El plan de cuentas es la lista de cuentas donde vas a clasificar todo, cada una con un código. En Colombia la referencia histórica es el PUC que creó el Decreto 2650 de 1993, y es el que se usa en la práctica en casi todas las pymes: clase 1 activos, 2 pasivos, 3 patrimonio, 4 ingresos, 5 gastos, 6 costos de ventas.
Sobre su carácter obligatorio hay matices. El Consejo Técnico de la Contaduría Pública, en su concepto 2024-0061, indica que cada entidad puede definir su propio plan de cuentas bajo los marcos técnicos, con las taxonomías del Decreto 2650 como instrumento útil de apoyo, salvo los planes que un supervisor haya impuesto a sus vigilados. El marco técnico (Decreto 2420 de 2015) divide las empresas en tres grupos; la mayoría de los negocios pequeños aplica la norma para microempresas (grupo 3) o las NIIF para pymes (grupo 2), y cada empresa determina el suyo. No necesitas las más de mil cuentas del catálogo: con unas 40 resuelves casi todo, y las encuentras en las cuentas del PUC más usadas en una pyme.
Registra ingresos, gastos y compras
El método es la partida doble, que exige el artículo 50 del Código de Comercio: cada operación mueve al menos dos cuentas y lo que va al débito tiene que ser igual a lo que va al crédito. Cada asiento lleva fecha, tercero, soporte y valor (art. 53).
Un ejemplo con Papelería El Punto S.A.S. Vende de contado resmas y cuadernos por $1.000.000 más IVA del 19% y el cliente paga por transferencia:
Cuenta | Débito | Crédito |
|---|---|---|
111005 Bancos | 1.190.000 |
|
413595 Venta de otros productos |
| 1.000.000 |
240805 Impuesto sobre las ventas por pagar |
| 190.000 |
Dos días después compra mercancía a crédito por $480.000 más IVA, con la factura de su proveedor:
Cuenta | Débito | Crédito |
|---|---|---|
143505 Mercancías no fabricadas por la empresa | 480.000 |
|
240810 IVA descontable | 91.200 |
|
220505 Proveedores nacionales |
| 571.200 |
Esta compra queda por debajo de la base mínima de retención en compras (10 UVT, que en 2026 son $523.740), así que no practica retefuente; con una base mayor y una empresa agente de retención, aparece una línea más en el crédito. El detalle está en cómo contabilizar una factura de compra. El costo de la mercancía vendida depende de cómo manejes el inventario, y es una decisión que conviene tomar con tu contador desde el principio.
Los libros que debes tener
Los libros son el registro ordenado de los asientos. Por práctica contable son tres: el diario, donde se anotan las operaciones en orden cronológico; el mayor y balances, que reúne los movimientos por cuenta; y el de inventarios y balances, donde queda el balance inicial y el de cada año, como exige el artículo 52 del Código de Comercio al iniciar actividades y al menos una vez al año.
Dos precisiones útiles. Desde el Decreto-Ley 019 de 2012 los libros de contabilidad ya no se registran en la Cámara de Comercio y pueden llevarse en medio electrónico. Lo que sí se inscribe, si eres sociedad, son el libro de actas de asamblea o junta de socios y el de registro de socios o accionistas (art. 28, numeral 7, del Código de Comercio). Un programa contable genera diario y mayor cuando los pides; lo que no puede faltar es que cada asiento tenga su soporte.
Impuestos que tocan tu registro
No tienes que ser experto en impuestos para llevar la contabilidad, pero sí saber dónde caen en el libro:
- IVA. Si vendes bienes o servicios gravados, el IVA cobrado va a una cuenta por pagar (2408) y el de tus compras a IVA descontable. La declaración es bimestral o cuatrimestral según los ingresos del año anterior.
- Retención en la fuente. Cuando tu empresa paga honorarios, servicios o compras sobre ciertas bases, retiene una parte y la lleva a una cuenta por pagar (2365) hasta presentarla. Las bases y tarifas se actualizan cada año con la UVT.
- ICA. Es municipal: lo cobra el municipio donde operas, con su propia tarifa y calendario.
Las tarifas y plazos los consulta y define tu contador con las normas vigentes en la fecha de la operación. Aquí solo importa que cada impuesto tenga su cuenta y no se mezcle con los gastos.
Concilia el banco cada mes
Conciliar es comparar el saldo que dice tu libro con el que dice el extracto del banco y explicar cada diferencia: una consignación en tránsito, un cheque sin cobrar, una comisión o el 4×1000 que el banco cobró y tú no habías registrado. Hazlo mensual y con cada cuenta por separado, porque una diferencia pequeña de hoy es una investigación grande en seis meses.
Los gastos que solo aparecen en el extracto se registran en ese momento con su soporte. Si las diferencias no se explican, no se cierra el mes.
Cierra el mes y mira los estados financieros
El cierre mensual es la revisión que convierte los registros en información: causaste las compras y gastos del mes, registraste las ventas, conciliaste los bancos, liquidaste nómina y revisaste los impuestos. La lista completa está en las tareas del cierre contable mensual.
Con el mes cerrado sacas los estados financieros básicos. El estado de resultados dice cuánto vendiste, cuánto costó y cuánto quedó. El balance general muestra lo que tienes, lo que debes y lo que es de los dueños. Lo más valioso del ejercicio es comparar un mes con el anterior y preguntarte por qué cambió lo que cambió. Quadria propone el asiento de cada factura que montas y tú lo validas antes de que entre al libro; los informes financieros salen de lo ya aprobado, y no reemplazan el criterio de tu contador.
Cuándo contratar a un contador externo
No hay un tamaño mínimo a partir del cual aparezca la obligación de contratar uno, pero hay señales: ya eres responsable de IVA, tienes empleados y nómina, vas a declarar renta o necesitas estados financieros para un crédito, o te encuentras tomando decisiones de criterio (cómo clasificar un gasto, si un pago es deducible, qué régimen te conviene) sin saber en qué se apoyan.
Al contratarlo, pídele cosas concretas:
- Que defina contigo el plan de cuentas y el tratamiento del inventario.
- Qué soportes necesita, en qué formato y hasta qué fecha de cada mes.
- Los estados financieros mensuales, con una nota sobre lo que se movió.
- El calendario de impuestos que aplica a tu NIT, con quién queda cada tarea.
- Que revise tu trabajo de registro, aunque lo hagas tú.
Errores típicos del principiante
- Mezclar plata personal y del negocio. Es el error que más cuesta ordenar después.
- Registrar cuando llega el extracto en vez de cuando ocurre el hecho. La contabilidad sigue la operación, no el pago.
- Gastos sin factura ni documento soporte. No es solo un problema de papeles: el gasto puede no ser deducible y el IVA no ser descontable.
- Usar una sola cuenta de «gastos varios». Si todo cae ahí, el estado de resultados no dice nada.
- Dejar el IVA y la retención dentro del gasto. Van en cuentas propias, porque son plata que le debes al fisco.
- No conciliar. Los saldos del libro y del banco se separan sin que nadie lo note.
- Dejar todo para el cierre de año. Un mes sin registrar se arregla en una tarde; doce meses, no.
Preguntas frecuentes
¿Puedo llevar la contabilidad en Excel?
El artículo 48 del Código de Comercio permite cualquier método que dé una historia clara, completa y fidedigna de los negocios, incluidos los electrónicos. Lo que importa es la partida doble, el orden cronológico y el soporte de cada asiento. Una hoja de cálculo editable por cualquiera es, como criterio, un registro frágil: para algo más que un negocio muy pequeño suele convenir un programa contable.
¿Cuánto tiempo debo guardar los soportes y los libros?
El artículo 60 del Código de Comercio fija un mínimo de diez años, contados desde el cierre de los libros o la fecha del último asiento o documento. Pasado ese tiempo, la ley permite destruirlos si antes se hace una reproducción fiel por un medio técnico adecuado.
¿Un independiente que presta servicios profesionales debe llevar contabilidad?
El artículo 23 del Código de Comercio dice que la prestación de servicios propios de las profesiones liberales no es mercantil, así que por esa vía no queda obligado. Sin embargo, tus obligaciones tributarias y el uso que quieras darle a tus registros pueden pedirte más orden del que exige el Código; confírmalo con un contador.
¿Cada cuánto debo hacer la conciliación bancaria?
Una vez al mes, al cierre, con cada cuenta por separado. Si manejas mucho movimiento, puedes adelantarla por quincenas para que el cierre no se llene de partidas pendientes.