Control de cartera y cuentas por cobrar

De dónde sale el saldo de cartera

El problema real del control de cartera casi nunca es el reporte: es que el reporte y la contabilidad se llevan por separado. Alguien mantiene una planilla de lo que cada cliente debe, y esa planilla se desactualiza en cuanto un abono se registra en el libro pero no se anota ahí, o al revés.

En Quadria la cartera no se teclea. Es la consecuencia de tres movimientos que ya existen en la contabilidad: una factura de venta aprobada abre el saldo del cliente, un abono lo baja, y una nota crédito lo corrige. No hay una lista de cuentas por cobrar que alguien actualice aparte del libro — es el mismo saldo, leído de otra forma. Si el asiento de la venta está aprobado, el cliente aparece en cartera; si no lo está, no aparece, porque todavía no hay una obligación registrada.

Cómo se calculan las edades de cartera

El saldo pendiente de cada factura es el total menos lo ya abonado menos lo que cubra una nota crédito aplicada a ese documento — nunca el total completo de una factura que ya tiene pagos parciales, que es el error más común de un control llevado aparte. Con ese saldo neto, Quadria agrupa por cliente y clasifica cada factura según sus días de vencimiento: al día, entre 1 y 30 días vencida, entre 31 y 60, entre 61 y 90, y más de 90.

Por cliente se ve el total pendiente, el total vencido, el número de facturas abiertas y la fecha de la más antigua. Una nota crédito que no identifica qué factura corrige no se pierde: se resta como saldo a favor de ese cliente en lugar de quedar contada como una deuda más, que es lo que pasa cuando un control se lleva sumando documentos sin mirar qué es cada uno.

Abonos parciales: qué pasa cuando una factura se paga en partes

Un cliente rara vez paga una factura completa de una sola vez. Cada abono que se registra contra una factura reduce su saldo pendiente por ese valor exacto, y una misma factura puede recibir tantos abonos como haga falta hasta llegar a cero. El historial de abonos queda asociado a la factura, no a un movimiento de banco suelto, así que el saldo que muestra cartera y el que muestra la conciliación bancaria parten del mismo dato.

Qué pasa cuando se anula una factura que ya tenía abonos

Esta es la situación que un control descuidado resuelve mal con más frecuencia: anular una factura que el cliente ya había empezado a pagar. Borrar la factura sin más deja el abono suelto, sin ninguna obligación contra la cual aplicarlo.

La regla que sigue Quadria, fijada con el contador que acompaña el producto, es distinta: al anular, el saldo del cliente en la cuenta de clientes cierra en cero —ni queda vencido ni queda en rojo— y lo abonado se reclasifica a una cuenta de anticipos de clientes, con la fecha del abono original, no la de la anulación. El dinero no se mueve del banco: sigue ahí, ahora identificado como un anticipo en vez de un pago sobre una factura que ya no existe. Del lado de cuentas por pagar el mecanismo es el mismo, con anticipos a proveedores.

Cuentas por pagar: el mismo mecanismo, del lado de los proveedores

Lo que le debe la empresa a sus proveedores se calcula igual: el saldo sale de la factura de compra aprobada, cada pago lo reduce y una nota crédito recibida lo corrige. Una anulación con pagos ya hechos no los deja perdidos: los reclasifica a anticipos a proveedores, con la misma lógica que del lado de cartera. El contador no lleva dos controles distintos con dos reglas distintas — es un solo mecanismo, contado desde el lado que corresponda.

Los saldos de cartera y de cuentas por pagar también alimentan los informes financieros que se generan desde la empresa, con el mismo saldo que ya está en el libro y sin volver a digitarlo en ningún lado.