Software de nómina para contadores en Colombia

Qué hace el módulo de nómina de Quadria

Quadria contabiliza la nómina que el contador ya liquidó, por dos caminos que terminan en el mismo sitio: una bandeja de validación, nunca directo al libro. El primero es importar la planilla completa en un archivo; el segundo es un formulario para registrar una nómina desde cero, con los aportes patronales y las provisiones calculados a partir del salario básico. Ninguno de los dos calcula la seguridad social por ti ni reemplaza la planilla que el contador arma con sus propias reglas: lo que hace Quadria es convertir esa liquidación ya hecha en un comprobante contable, con débitos y créditos cuadrados, esperando aprobación.

Por qué la nómina no pasa por un modelo de IA

A diferencia de compras o ventas, en nómina no interviene ningún modelo. Nada en este módulo llama a un sistema de inteligencia artificial y nada de lo que se procesa aquí consume el cupo mensual de documentos con IA de la cuenta. Hubo una lectura automática de planillas escaneadas, y se retiró: no acertaba lo suficiente, y una planilla es un documento donde cada empleado ocupa tres o más líneas, así que un solo error de lectura se multiplica por toda la nómina, no por un renglón. La causación de compras tolera revisar una factura; una nómina mal leída obliga a revisar treinta. La decisión quedó aplazada, no descartada: para reintroducirla hace falta un conjunto de planillas reales contra el que medir el acierto, del mismo modo que cada cambio de modelo en el resto del producto se mide antes de salir. Por ahora, las dos entradas de nómina son deterministas: leen columnas fijas o un formulario, nunca interpretan un escaneo.

Importar la planilla desde Excel o CSV

La importación espera columnas fijas: documento, nombre y devengado son obligatorias; deducciones y neto son opcionales. Si falta neto, Quadria lo calcula como devengado − deducciones, con una tolerancia de un peso para absorber el redondeo de la planilla original.

Esa tolerancia es por comprobante, no por empleado. Es una diferencia con consecuencias: treinta empleados desviados un peso cada uno no matan la importación, pero sí matarían el cuadre si la tolerancia se aplicara fila por fila y luego se sumara sin control.

La importación es todo o nada. Una fila con un dato inválido rechaza el archivo completo, y no se crea ningún comprobante parcial. Para una factura suelta la aceptación parcial no es grave; para una nómina sí lo es, porque «28 de 30 empleados creados» se aprueba sin que nadie note el hueco, y ese hueco contra la planilla real del mes aparece semanas después, cuando ya cuesta encontrar el origen.

Registrar la nómina a mano y calcular aportes y provisiones

El formulario manual cubre el otro caso: una nómina que se digita directamente, sin archivo de por medio. A partir del salario básico, Quadria deriva los aportes patronales y las provisiones que le corresponden, y arma el comprobante con esas cifras ya calculadas. El resultado llega igual que el de la importación: en estado pendiente, a la espera de que el contador lo revise y lo apruebe.

Qué cuenta contable recibe cada concepto

Cada concepto de nómina —salud, pensión, cesantías, provisiones, el neto a pagar— resuelve su cuenta contable en un orden fijo. Primero se consulta la parametrización que el propio contador dejó en Configuración › Parametrización de nómina: si ese concepto tiene una cuenta asignada ahí, esa es la que se usa. Si no la tiene, se busca en el plan de cuentas activo de la empresa. Y si tampoco aparece, se usa el valor por defecto del catálogo único. En ningún punto de esa cadena entra la conjetura de un modelo: no hay ningún paso de lectura automática que decida una cuenta de nómina, porque —como en el resto de esta página— aquí no hay un modelo leyendo nada.