Política de tratamiento de datos

David Maldonado, persona natural con domicilio en Barranquilla, Colombia, es el Responsable del tratamiento de los datos personales que se recogen a través de Quadria.

Canal de atención para el ejercicio de tus derechos: contacto@quadria.app.

Esta política se expide en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 y del Decreto 1074 de 2015, y aplica a todo el tratamiento que se hace en la plataforma.

De ti, como usuario: nombre, correo electrónico, número de WhatsApp, contraseña (almacenada solo como hash, nunca en claro), rol, plan, y datos técnicos de uso como dirección IP, fecha y hora de tus acciones dentro de la plataforma.

De las empresas que administras: razón social o nombre, NIT o cédula, régimen tributario, actividad económica (CIIU), dirección, responsabilidades fiscales y la información contable que registres.

De los documentos que subes: el contenido de facturas, RUT, extractos bancarios y soportes de nómina. Aquí es donde aparecen datos de terceros, y la sección 4 lo trata aparte porque cambia quién responde por qué.

Si emites facturas electrónicas: los datos de la empresa como emisora (razón social, NIT, dirección, correo y teléfono de facturación, responsabilidades fiscales), su resolución de numeración, la autorización de firma que dio el propietario, y lo que lleva cada factura o nota crédito: los datos del cliente (nombre o razón social, documento, correo, dirección), las líneas y los valores.

De tus pagos: el estado de tu suscripción y los identificadores que nos devuelve la pasarela. Los datos de tu tarjeta no pasan por nuestros servidores: los administra Mercado Pago.

Si entras con Google: recibimos de Google tu correo, tu nombre y el identificador de tu cuenta, y nada más. Tu contraseña de Google no llega nunca a nosotros, y entrar con Google no nos da acceso a tu correo, tus contactos ni tus archivos. Es la misma información que nos darías al registrarte con correo y contraseña; lo único que cambia es que Google confirma que ese correo es tuyo. Puedes retirar el acceso cuando quieras desde la configuración de tu cuenta de Google.

Si conectas tu buzón de Gmail o de Microsoft: es un permiso aparte, que solo se pide si tú lo conectas, y es de solo lectura. Con él leemos los correos que traen adjunta una factura electrónica y descargamos ese adjunto; del correo guardamos el remitente, el asunto y la fecha, para que sepas de dónde salió cada factura. No leemos el resto de tu buzón, no enviamos, no borramos y no marcamos correos, y no accedemos a tus contactos ni a tus archivos. Guardamos cifrado el permiso que nos das, y solo mientras el buzón siga conectado.

Si conectas una carpeta de Google Drive: es un permiso aparte, que solo se pide si tú lo conectas, y es de solo lectura. Con él leemos únicamente los archivos que están dentro de la carpeta que nos indicas, para traer a tu bandeja de validación los documentos de compra que tú o tu equipo suben ahí; de cada archivo guardamos el nombre, el tamaño, la fecha y quién lo subió, para que sepas de dónde salió cada documento. No modificamos, movemos ni borramos nada en tu Drive, y no leemos el resto de tu Drive, tu correo ni tus contactos. Los documentos escaneados o en PDF solo se leen con IA cuando tú eliges cuáles, con el mismo tratamiento que los que subes directamente. Guardamos cifrado el permiso que nos das, y solo mientras la carpeta siga conectada.

Si usas la extensión de Chrome «Quadria · Facturas de la DIAN»: es un permiso aparte, que solo existe si tú la instalas y la conectas. Desde tu navegador, y con la sesión que tú abriste en la DIAN, lee la lista de facturas recibidas y descarga las que eliges (el XML firmado y el PDF del proveedor). Esos archivos se envían por una conexión cifrada a tu cuenta de Quadria, que es su único destino, y llegan como borradores para que tú los valides. La extensión guarda en tu navegador una llave de conexión propia, que solo sirve para esto, vence a los 30 días y puedes revocar desde Quadria, y tu preferencia de tema. No guarda ni lee tu contraseña de Quadria ni el enlace de acceso de la DIAN, no registra las páginas que visitas y no comparte nada con terceros ni lo usa para publicidad.

Si te presentamos Quadria o pides una demo: tu nombre, tu correo, tu teléfono, la firma o empresa donde trabajas, lo que nos cuentas en el formulario de demo y los correos que nos cruzamos contigo. Si además tienes cuenta en Quadria, la relacionamos con esa conversación para saber en qué va tu prueba.

• Crear y administrar tu cuenta, y autenticarte.
• Leer los documentos que subes y proponerte el asiento contable correspondiente.
• Recibir, en la dirección de recepción de tu empresa, las facturas electrónicas que te envían tus proveedores y convertirlas en borradores para que las valides.
• Emitir, cuando tú lo confirmas, las facturas electrónicas y notas crédito de la empresa ante la DIAN a través del proveedor tecnológico, enviarle al cliente su factura por correo y llevar la venta a la bandeja de validación.
• Usar el enlace de acceso de la DIAN que tú nos das para leer la lista de documentos que recibiste y descargarlos.
• Descargar, con la extensión de Chrome que tú conectes y desde tu propia sesión en la DIAN, las facturas que recibiste y llevarlas a tu bandeja de validación. La extensión no se salta ni resuelve la verificación de la DIAN, y no está afiliada a esa entidad.
• Leer, en los buzones de correo que tú conectes (Gmail o Microsoft) y sólo desde la fecha que tú elijas, los correos que traen adjunta una factura electrónica, para convertirla en un borrador que tú validas. No enviamos, no borramos y no marcamos ningún correo.
• Leer, en la carpeta de Google Drive que tú conectes, únicamente los archivos que estén en ella, para traer los documentos de compra a la bandeja de validación y que tú los valides. No modificamos, movemos ni borramos nada en tu Drive.
• Conservar el permiso de lectura que concediste, cifrado, mientras el buzón o la carpeta de Drive siga conectada. Al desconectarlos lo eliminamos y le pedimos al proveedor que lo revoque; si desconectas una carpeta de Drive y esa misma cuenta de Google sostiene otra conexión con Quadria, eliminamos el nuestro y la revocación se pide al desconectar la última. También puedes retirarlo tú desde la configuración de tu cuenta de correo o de Google.
• Generar los reportes contables y fiscales que consultas.
• Enviarte correos operativos: confirmación de correo, recuperación de contraseña, avisos de cupo y recordatorios de obligaciones fiscales.
• Presentarte Quadria o preparar la demo que pediste, y llevar el registro de esa conversación. Cada correo que te enviamos con ese fin te dice cómo pedir que no te escribamos más —responder «BAJA»—, y desde ese momento no lo volvemos a hacer.
• Escribirte por WhatsApp, al número que nos diste al registrarte, para acompañarte en los primeros pasos con Quadria, resolver dudas y contarte lo que el producto puede hacer por ti. Te escribe una persona del equipo, no un sistema automático, y el mensaje viaja por WhatsApp, que opera Meta bajo sus propias condiciones. Si prefieres que no te escribamos por ahí, basta con decirlo en el mismo chat o responder «BAJA», y no lo volvemos a hacer. Puedes corregir el número desde el menú de tu cuenta.
• Cobrar y administrar tu suscripción.
• Registrar en una bitácora de auditoría quién hizo qué y cuándo, que es un requisito de trazabilidad contable.
• Prevenir el abuso de la plataforma y del cupo de IA.
• Mejorar la lectura de documentos. Cuando corriges un dato que la IA propuso —un NIT mal leído, un IVA que no cuadra— guardamos únicamente ese cambio: el nombre del campo, el valor que propuso el modelo, el que dejaste tú y qué modelo lo produjo. No guardamos el documento, y de ahí solo salen cifras agregadas del tipo «el NIT del proveedor se corrige en el 18% de las facturas», que es lo que nos dice qué arreglar.

Uso limitado. El uso que Quadria hace de la información recibida de las API de Google se ajusta a la Política de datos de usuario de los servicios de API de Google, incluidos sus requisitos de uso limitado. Sólo leemos los correos con factura electrónica adjunta y los archivos de la carpeta de Drive que conectes, no los usamos para publicidad, no los vendemos y no los usamos para entrenar modelos de inteligencia artificial.

Una factura de compra trae el nombre y el NIT de un proveedor. Un soporte de nómina trae datos de un empleado. Esas personas no crearon una cuenta en Quadria ni nos autorizaron nada, y esto tiene una consecuencia legal que conviene tener clara:

Como Encargado nos obligamos a tratarlos solo para las finalidades de la sección 3, a guardar reserva, a aplicar las medidas de seguridad de la sección 7 y a devolverlos o eliminarlos cuando nos lo pidas.

Un caso merece una aclaración: la planilla de seguridad social de tus empleados trae marcas de incapacidad y de licencia de maternidad, que son datos sensibles de salud de terceros (arts. 5 y 6 de la Ley 1581). Esa planilla se lee en nuestros servidores y no se envía a ningún proveedor externo. No la usamos para decidir nada sobre esas personas; de ella conservamos solo los días no pagados y los totales por administradora que hacen falta para contabilizar, nunca la causa. El archivo original solo se guarda si eliges adjuntarlo como soporte.

Para operar compartimos parte de la información con proveedores que actúan como Encargados. Estos son, qué reciben y dónde están:

Sobre la lectura con IA, tres precisiones que importan. Usamos las APIs para empresas de estos proveedores, no sus productos de consumo: lo que se envía por la API no se usa para entrenar sus modelos. Los documentos se mandan solo para el procesamiento puntual de cada carga, y pedimos que la respuesta no quede almacenada para recuperarla después. Lo que sí conserva cada proveedor son registros para su propio control de abuso, por un plazo corto —hasta 30 días en el caso de OpenAI— o por más tiempo si una ley se lo exige.

Estas transferencias implican envío de datos fuera de Colombia. Al aceptar esta política autorizas dicha transferencia, que se realiza al amparo de los contratos de tratamiento suscritos con cada proveedor.

Como titular de tus datos personales tienes derecho a conocerlos, actualizarlos y rectificarlos; a solicitar prueba de la autorización que otorgaste; a ser informado sobre el uso que se les ha dado; a presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio; a revocar la autorización o solicitar la supresión de tus datos cuando no exista un deber legal de conservarlos; y a acceder de forma gratuita a los datos que hayan sido objeto de tratamiento.

Cómo ejercerlos: escribe a contacto@quadria.app desde el correo de tu cuenta, indicando qué solicitas. Los plazos que cumplimos son los de la ley:

• Consultas: respuesta en un máximo de diez días hábiles, prorrogables por cinco más si es necesario.
• Reclamos: respuesta en un máximo de quince días hábiles, prorrogables por ocho más.

Una advertencia honesta sobre la supresión: la obligación de conservar los libros y soportes contables por diez años (artículo 60 del Código de Comercio) recae sobre el comerciante. Si pides que eliminemos información contable, la eliminamos, pero la obligación de conservarla sigue siendo tuya. Exporta antes.

Las medidas técnicas que aplicamos hoy:

• Cifrado en tránsito. El almacenamiento en reposo lo cifran nuestros proveedores de infraestructura; no aplicamos un cifrado propio por empresa, así que no afirmamos tenerlo.
• Contraseñas guardadas con bcrypt, nunca en texto claro ni recuperables.
• Aislamiento entre empresas a nivel de base de datos con Row-Level Security de PostgreSQL, además del filtrado en la aplicación. Son dos capas independientes: un error en una no expone los datos.
• Bitácora de auditoría de las operaciones sensibles.
• Límites de uso por cuenta para contener el abuso.

Ningún sistema es infalible. Si ocurriera un incidente que afecte tus datos personales, te informaremos y lo reportaremos a la Superintendencia de Industria y Comercio dentro de los plazos de ley.

Conservamos tu información mientras tu cuenta esté activa. Al cerrarla mantenemos un periodo de gracia para que puedas exportar y luego eliminamos los datos, salvo aquellos que debamos conservar por una obligación legal o contable, o los registros de auditoría necesarios para la trazabilidad.

Los tokens de recuperación de contraseña y de confirmación de correo se guardan solo como hash y caducan en una hora y en veinticuatro horas respectivamente.

Los datos de quienes no tienen cuenta y a quienes les presentamos Quadria se conservan mientras dure esa conversación. Si nos pides que los borremos, los eliminamos junto con su historial.

El registro en el RNBD de la Superintendencia de Industria y Comercio obliga a las sociedades y entidades sin ánimo de lucro con activos totales superiores a 100.000 UVT. Quadria opera hoy bajo una persona natural en fase de validación, de modo que ese registro no resulta exigible. Si eso cambia, actualizaremos esta sección y procederemos al registro.

Quadria usa cookies propias para mantener tu sesión iniciada y recordar preferencias como el tema claro u oscuro. Esas son necesarias para que la plataforma funcione y no se pueden desactivar sin romper el inicio de sesión.

En el sitio público —la página de inicio, el registro, el ingreso y estos documentos— usamos además medición propia y de terceros. Sirve para saber cuántas visitas recibimos, qué canales de difusión funcionan y cómo se usa la página: en qué se hace clic, hasta dónde se desplaza y una grabación de esa pantalla pública. Se activa al aceptar el aviso de cookies; mientras no lo aceptes no se envía nada, y puedes eliminar las cookies cuando quieras desde la configuración de tu navegador.

También guardamos, en tu propio navegador, los parámetros de campaña de la URL por la que llegaste (las llamadas UTM). Si te registras, ese origen queda asociado a tu cuenta en la bitácora de auditoría, con la única finalidad de saber qué canal funciona. No se comparte con terceros ni se usa para perfilarte.

Esta política puede actualizarse. Cuando el cambio sea material te pediremos aceptarla de nuevo al entrar a la plataforma y te avisaremos por correo.

Esta versión rige desde el 14 de octubre de 2026. Las bases de datos tienen vigencia indefinida mientras se mantengan las finalidades descritas.