Habilitarte como facturador electrónico ante la DIAN

Qué hace Quadria cuando emites una factura electrónica

Llenas la factura en Quadria: cliente, líneas, valores y forma de pago. Antes de firmar nada, la pantalla te muestra lo que se va a enviar y te pide marcar que lo revisaste. Con tu autorización, la factura se firma y se envía a la DIAN a través de Soluciones Alegra S.A.S., proveedor tecnológico autorizado por la DIAN, y tu cliente recibe el documento por correo.

Emitir y contabilizar quedan en el mismo lugar. La venta que acabas de emitir llega a la bandeja de validación con su asiento propuesto, y solo entra al libro cuando tú la apruebas: nada entra al libro sin tu aprobación, tampoco lo que emitiste tú mismo. De ahí en adelante, lo aprobado alimenta el resto: el saldo del cliente pasa a la cartera y el IVA generado queda listo para los borradores de impuestos.

Antes de emitir hay que habilitar a la empresa ante la DIAN y asociar a Soluciones Alegra como su proveedor. Es un trámite de una sola vez por empresa, con una parte que haces en Quadria y otra que haces en los portales de la DIAN. Esta guía te lleva por las dos, según tu situación de partida.

Qué necesitas antes de empezar

Reúne tres cosas y el trámite deja de ser una sucesión de interrupciones:

• La cédula del representante legal de la empresa.
• Acceso al correo que figura en el RUT, porque ahí te llega el código de ingreso al portal de habilitación.
• La clave dinámica de MUISCA, que es la que firma la solicitud de numeración.

Calcula una hora de trabajo tuyo y una hora más de espera, porque la DIAN tarda en reconocer el prefijo en tu proveedor. Si algún nombre de menú no coincide con lo que ves, es que la DIAN reordenó su portal: busca la opción de nombre más parecido, y si no la encuentras escríbenos. Esta es una guía referencial del procedimiento; los portales de la DIAN cambian con frecuencia.

Si nunca has facturado electrónicamente

Es el camino más largo y el único que incluye un set de pruebas. Sigue los pasos en este orden:

1. En Quadria, entra a la facturación electrónica de la empresa, diligencia los datos del emisor y autoriza a Soluciones Alegra a firmar en tu nombre. Solo el propietario de la empresa puede hacerlo.
2. Entra al portal de habilitación de la DIAN, en catalogo-vpfe-hab.dian.gov.co. Ingresa como empresa, con la cédula del representante legal y el NIT. El código de acceso llega al correo del RUT. Dentro, ve a «Registro y habilitación» › «Documentos electrónicos» y registra el correo de recepción. Luego ve a «Factura electrónica» › «Asociar modo de operación», elige «Software de un proveedor tecnológico», busca el proveedor «Soluciones Alegra S.A.S.» y su software, y pulsa «Asociar». Abre el detalle del set de pruebas y copia el TestSetId: un código largo con guiones, como a70562e0-631e-4ceb-aa65-36887b57dc17. No copies el «Id» del software, que es otro código.
3. Pega el TestSetId en Quadria. Quadria envía el set de pruebas a la DIAN y en unos minutos queda aprobado.
4. Pide la numeración en MUISCA, en muisca.dian.gov.co: «Numeración de facturación» › «Solicitar numeración de facturación» › «Autorizar rangos». Elige factura electrónica de venta y un prefijo nuevo, solo para Quadria (por ejemplo, QD). Guarda la solicitud como borrador, pásala a «Definitivo», fírmala con la clave dinámica y formalízala. La resolución que te entrega la DIAN empieza por 1876.
5. Espera al menos una hora. Después entra a catalogo-vpfe.dian.gov.co, ve a «Configuración» › «Rangos de numeración», y en «Proveedor - Software» elige Soluciones Alegra S.A.S. Selecciona el prefijo y pulsa «Agregar». Si el prefijo no aparece en la lista, vuelve al portal de habilitación y pulsa «Sincronizar contribuyente».
6. De vuelta en el portal de habilitación, fija la fecha de inicio como facturador electrónico. Con eso el RUT queda con la responsabilidad 52.
7. En Quadria, elige la resolución y emite.

Si ya facturas con otro proveedor

Los pasos son los mismos, con dos cuidados. El primero: no elimines tu modo de operación actual. Soluciones Alegra se agrega como uno más, y tu otro programa sigue facturando como siempre. El segundo: pide un prefijo nuevo para Quadria, para que la numeración de los dos sistemas no se pise.

1. En Quadria, diligencia los datos del emisor y autoriza a Soluciones Alegra.
2. En catalogo-vpfe-hab.dian.gov.co, entra como empresa. Ve a «Factura electrónica» › «Asociar modo de operación», elige «Software de un proveedor tecnológico», busca «Soluciones Alegra S.A.S.» y su software, y pulsa «Asociar». Abre el detalle del set de pruebas y copia el TestSetId, no el «Id» del software.
3. Pega el TestSetId en Quadria, que envía el set de pruebas.
4. En muisca.dian.gov.co, ve a «Numeración de facturación» › «Solicitar numeración de facturación» › «Autorizar rangos». Pide un prefijo nuevo para factura electrónica de venta, déjalo como borrador, pásalo a «Definitivo», fírmalo con la clave dinámica y formalízalo.
5. Espera al menos una hora. En catalogo-vpfe.dian.gov.co, ve a «Configuración» › «Rangos de numeración», elige Soluciones Alegra S.A.S. en «Proveedor - Software», selecciona el prefijo y pulsa «Agregar». Si no aparece, pulsa «Sincronizar contribuyente» en el portal de habilitación.
6. En Quadria, elige la resolución y emite.

No hay paso de fecha de inicio: tu empresa ya es facturadora electrónica.

Si ya facturas con Alegra

Tu empresa ya tiene un modo de operación con Alegra, y el portal de habilitación ya no muestra el TestSetId de un set de pruebas aprobado. Por eso no tienes que asociar nada otra vez ni buscar ese código. En Quadria pulsa «Pedir el código»: nuestro equipo lo consigue, envía el set de pruebas por ti y te avisa por correo cuando termina.

1. En Quadria, diligencia los datos del emisor, autoriza a Soluciones Alegra y pulsa «Pedir el código». Espera nuestro correo.
2. En muisca.dian.gov.co, ve a «Numeración de facturación» › «Solicitar numeración de facturación» › «Autorizar rangos». Te recomendamos pedir un prefijo nuevo, para que la numeración del programa de Alegra y la de Quadria no choquen. Déjalo como borrador, pásalo a «Definitivo», fírmalo con la clave dinámica y formalízalo.
3. Espera al menos una hora. En catalogo-vpfe.dian.gov.co, ve a «Configuración» › «Rangos de numeración», elige Soluciones Alegra S.A.S. en «Proveedor - Software», selecciona el prefijo y pulsa «Agregar». Si no aparece, pulsa «Sincronizar contribuyente» en el portal de habilitación.
4. En Quadria, elige la resolución y emite.

Qué incluye cada plan y cuánto puedes emitir

La emisión viene en los planes de pago, con un cupo mensual de facturas electrónicas: 100 al mes en Diario, 250 en Mayor y 500 en Balance. Borrador no incluye emisión, y en Despacho el cupo se acuerda. Cada factura y cada nota crédito cuenta dentro del cupo, pero las notas crédito nunca se bloquean. Si usas todo el cupo, no puedes emitir facturas nuevas hasta que el ciclo se reinicie o subas de plan.

Son dos cosas distintas: emitir tiene un cupo mensual, y leer las facturas electrónicas que recibes no gasta cupo. Los precios y los demás topes de cada plan están en la sección de precios. Para ver cómo se contabiliza lo que emites, está la guía de facturas de venta.