Módulo de Quadria
Traer las facturas de la DIAN a tu software contable
Trae a Quadria las facturas que recibes en la DIAN: con la extensión de Chrome en los planes de pago, o a mano y gratis. Llegan como borradores.
Qué resuelve traer las facturas desde la DIAN
Las facturas que te mandan tus proveedores quedan registradas en el portal de la DIAN, y de ahí hay que sacarlas para contabilizarlas. Hacerlo a mano significa abrir cada una, bajarla, descomprimirla y volver a montarla en el software contable. Con diez facturas es tolerable; con el mes completo de varias empresas se vuelve la tarea que nadie quiere.
Quadria ofrece dos caminos para esto. El primero es una extensión de Chrome que trabaja sobre tu sesión del portal y lleva a la bandeja las facturas recibidas de un rango de fechas. El segundo es el recorrido manual, que sirve en cualquier plan. En los dos casos el resultado es el mismo: borradores en la bandeja de validación, listos para que alguien los revise y los apruebe.
La extensión frente al camino manual
| Con la extensión | A mano | |
|---|---|---|
| Qué haces | Eliges las fechas en el panel y esperas | Descargas, descomprimes y montas cada factura |
| Qué plan necesitas | Uno de pago | Cualquiera, incluido Borrador |
| Cupo | Cada factura nueva gasta un documento | No gasta cupo |
| Qué ya estaba en Quadria | Lo salta | Lo revisas tú |
| Dónde terminan | En la bandeja, como borradores | En la bandeja, como borradores |
Si traes pocas facturas de vez en cuando, el camino manual cumple y no cuesta nada. Si cada mes bajas decenas de una o varias empresas, la extensión te ahorra el recorrido repetido, a cambio de gastar cupo en cada factura nueva.
Cómo traerlas con la extensión, paso a paso
- Instala la extensión desde la tienda de Chrome.
- Conéctala desde Quadria. Abre el menú con tu nombre y elige «Extensión de Chrome (DIAN)».
- Pide el enlace a la DIAN. Con el NIT de la empresa, la entidad te manda por correo un enlace que dura menos de una hora.
- Entra a «Documentos recibidos» en el portal. El panel de la extensión aparece sobre la página.
- Sigue la guía de cuatro pasos del panel, elige el rango de fechas y deja la pestaña visible mientras trabaja.
- Revisa en Quadria. Las facturas nuevas están en la bandeja.
La pestaña tiene que seguir visible mientras la extensión trabaja, porque el portal solo completa su verificación a la vista. Si necesitas usar otra, el panel te deja sacarla a una ventana aparte.
Cómo traerlas a mano
- Pide el enlace a la DIAN y entra a «Documentos recibidos», igual que con la extensión.
- Filtra por fechas, mejor mes a mes, y descarga cada factura. El portal la entrega comprimida.
- Descomprímela en tu computador. Quadria no recibe el archivo comprimido.
- Móntala en Quadria desde «Cargar facturas de compra». Llega a la bandeja como borrador.
La guía para descargar las facturas recibidas de la DIAN explica los dos caminos con más detalle, incluidos los problemas más comunes.
Qué pasa cuando las facturas llegan a Quadria
Llegan a la misma bandeja donde cae cualquier compra. Cada una trae su asiento propuesto con el IVA y las retenciones que correspondan, tal como se describe en la causación de facturas de compra. Ahí se corrige lo que haga falta y se aprueba; solo entonces recibe consecutivo y entra al libro. Quadria propone y la persona decide.
Como las facturas recibidas alimentan las cuentas por pagar, traerlas completas al cierre del mes evita que un proveedor quede sin causar y sin saldo.
Qué hace la extensión para cuidar tu acceso
No usa tu contraseña de Quadria
Trabaja con una llave propia que vale 30 días y que puedes revocar cuando quieras desde Quadria.
No guarda el enlace de la DIAN
El enlace que te manda la entidad se usa en tu sesión y la extensión no lo conserva.
Verifica la empresa antes de enviar
Compara el NIT del portal con el de la empresa abierta en Quadria. Si no coinciden, no envía nada.
Salta lo que ya está
Las facturas que la empresa ya tiene no se vuelven a enviar ni vuelven a gastar cupo.
Es la extensión oficial de Quadria, publicada en la tienda de Chrome: la DIAN no tiene relación con ella ni la respalda. Tampoco presenta nada por ti ante la entidad.
Qué planes la incluyen y cuánto cupo gasta
Traer facturas con la extensión es una función de los planes de pago. Cada factura nueva consume un documento del cupo mensual de tu plan, el mismo que se usa al leer una factura escaneada; las que ya estaban en Quadria no se cuentan. Las cifras de cada plan están en la sección de precios.
El camino manual no tiene costo en cupo y está disponible en todos los planes. Se puede combinar: traer con la extensión lo del mes y, si falta una factura suelta, montarla a mano.
Preguntas frecuentes
¿La extensión es de la DIAN?
No. Es una extensión de Quadria y la DIAN no tiene relación con ella. Lo que hace es trabajar sobre tu propia sesión en el portal de la DIAN, la misma que abriste tú con el enlace que te mandó la entidad, y llevar a Quadria las facturas que ese portal ya te muestra.
¿Qué facturas trae?
Las recibidas: las que tus proveedores te emitieron. Tú eliges un rango de fechas en el panel y la extensión recorre ese periodo. Las facturas que emites tú no vienen por este camino, porque ya nacen en Quadria si las emites desde la plataforma.
¿Se contabilizan solas al llegar?
No. Cada factura llega a la bandeja como borrador con su asiento propuesto, y solo entra al libro cuando alguien con acceso a la empresa lo aprueba. Hasta ese momento no existe para la contabilidad.
¿Cuánto cuesta?
La extensión se instala sin costo, pero traer facturas con ella es una función de los planes de pago, y cada factura nueva gasta un documento del cupo de tu plan. El camino manual es gratis en todos los planes y no gasta cupo.
¿Qué pasa si una factura ya estaba en Quadria?
La extensión la salta. Antes de enviar compara lo que encuentra en el portal con lo que la empresa ya tiene, así que repetir un rango de fechas no duplica nada y no vuelve a gastar cupo.
¿Puedo revocar el acceso de la extensión?
Sí, en cualquier momento desde Quadria. La extensión usa una llave propia, distinta de tu contraseña, que vale 30 días; al revocarla deja de funcionar y puedes crear otra cuando quieras.