Trazabilidad y auditoría para revisor fiscal

Qué significa "trazabilidad" en una contabilidad hecha con IA

Un revisor fiscal no pregunta si el sistema es rápido. Pregunta si puede reconstruir, para cualquier asiento, quién lo propuso, quién lo aprobó y con qué documento. En Quadria esa pregunta tiene una respuesta fija: la inteligencia artificial lee un documento y propone un asiento, pero no mueve un saldo mientras nadie humano lo apruebe. Uno propuesto y no aprobado no tiene consecutivo y no existe para la contabilidad.

Qué queda registrado en cada aprobación

Cada vez que un asiento pasa de propuesto a aprobado, el sistema escribe un evento de auditoría: quién lo aprobó, cuándo y sobre qué documento. No es un campo que alguien pueda olvidar diligenciar — se genera dentro de la misma operación que aprueba el asiento, así que no existe uno aprobado sin su evento. Lo mismo aplica a la creación de una empresa o al cambio de un tercero: son eventos con actor y momento, no notas sueltas.

Por qué el registro de auditoría no se puede modificar

Que el registro exista no basta si alguien lo reescribe después. Por eso la inmutabilidad no depende de una regla de la aplicación, que un error de programación podría saltarse: está impuesta en la base de datos, y bloquea editar o borrar una fila de auditoría incluso con acceso directo al motor. Esa garantía se verifica con una prueba automática contra una base de datos real en cada integración de código, no contra una simulación donde la restricción podría no estar activa. Las únicas excepciones son dos anonimizaciones —al eliminar un usuario o una empresa—, donde el evento se conserva con el actor vaciado, nunca borrado.

Cómo se aísla una empresa de las demás

Un contador de firma lleva varias empresas en la misma cuenta, y la pregunta de un revisor va en sentido contrario: qué impide que los datos de una se filtren a otra. Quadria usa dos capas independientes: seguridad por fila en la base de datos, que aplica incluso al propietario de las tablas, y una comprobación adicional en cada ruta de la aplicación que no depende de la primera. Cuando alguien pide un dato de una empresa a la que no pertenece, la respuesta no distingue entre "no tienes permiso" y "no existe": responde igual en los dos casos, para no confirmar siquiera que la empresa existe.

Qué hay detrás de cada informe que se entrega

Los informes financieros se generan en el servidor, no en el navegador de quien los abre, y cada uno lleva un hash que permite verificar si el archivo entregado es el mismo que produjo el sistema. Las tablas largas —un libro diario, un auxiliar de varias páginas— llevan el arrastre de saldo explícito entre páginas, con la fila "Van" al pie de una y "Vienen" al inicio de la siguiente, así que un informe extenso se sigue sin recalcular nada por fuera de él. Si algo falla al generarlo, la respuesta lleva un identificador propio que ubica esa solicitud exacta en los registros del servidor.

Dónde termina Quadria y empieza el criterio del revisor fiscal

Todo lo anterior es rastro, no juicio. Quadria no dictamina, no certifica cumplimiento y no sustituye la opinión profesional del revisor fiscal sobre los estados financieros: entrega quién aprobó qué, cuándo y con qué documento, para que la verificación sea más rápida de ejecutar, no para reemplazarla. Si una cifra es razonable, si una provisión está bien estimada o si existe un riesgo material sigue siendo una decisión del revisor. Lo que aporta el sistema es que esa decisión se tome sobre un rastro completo y no editable, y no sobre una hoja de cálculo que cualquiera pudo modificar sin dejar huella. Más sobre el aislamiento entre empresas en seguridad, y sobre cómo trabaja un despacho con varios clientes en Quadria para despacho contable.