Contabilidad para pyme con contador externo

El mismo lugar de trabajo para tu empresa y tu contador externo

Cuando el contador es externo, lo normal es un correo con el archivo de la factura adjunto, una carpeta compartida que alguien olvida actualizar, o una llamada para preguntar si ya se pagó tal proveedor. En Quadria la empresa es un solo espacio: tu contador entra a la misma empresa que tú, con su propio acceso, y ve lo que hay en el momento en que lo ves. No hay una copia que le llega al contador y otra que se queda en la empresa — es el mismo libro, actualizado por quien acaba de subir un archivo o de aprobar un asiento.

Quien está dentro de la empresa día a día —el gerente, la persona administrativa— sube las facturas a medida que llegan. El contador entra cuando le corresponde y encuentra la bandeja con lo que hay que revisar, sin pedir que alguien se las reenvíe primero.

Invitar a tu contador no gasta un puesto de usuario

Dar acceso a un contador externo no debería sentirse como sumar un empleado más a una licencia. El plan que contrata la empresa incluye, por cada empresa, un acceso gratuito para la contraparte natural de quien paga: si la cuenta es de la empresa, el contador que invitas a esa empresa entra sin ocupar un puesto adicional del plan. La empresa paga por su propio plan, no por sumar a la persona que ya la está asesorando. Los topes y el detalle de cada plan están en precios.

Montar las facturas a medida que llegan, no juntarlas para el cierre

El hábito que más cambia es cuándo se sube una factura. En vez de acumular el mes completo de compras para mandarlo junto antes del cierre, cada factura se monta en cuanto llega — una por una, o varias a la vez si toca ponerse al día. Quadria propone el asiento con la cuenta contable, el IVA y las retenciones que le corresponden, tal como se explica en causación automática de facturas de compra; tu contador la encuentra ya en la bandeja de validación, no en un correo pendiente de abrir.

De dónde salen la cartera y las cuentas por pagar

Cuando la cartera vive en una hoja aparte, alguien tiene que actualizarla a mano cada vez que llega un pago, y esa hoja se desactualiza en cuanto alguien lo olvida. En Quadria el saldo de cartera y cuentas por cobrar sale directo de las facturas de venta aprobadas y sus abonos, y las cuentas por pagar funcionan igual del lado de las compras. Ninguna de las dos se teclea aparte del libro, así que lo que ve la empresa entre semana y lo que ve el contador al cierre es el mismo número, no dos que hay que cuadrar.

Qué aprueba tu contador y qué puedes ver tú sin esperar al cierre

Cada factura que se sube produce una propuesta, no un asiento contabilizado; sólo cuando el contador —el tuyo, o quien tenga ese rol en tu empresa— la aprueba, queda en el libro con consecutivo. Eso no cambia porque el contador sea externo: la aprobación sigue siendo humana y sigue siendo de quien tiene el rol para darla. Lo que gana la empresa es visibilidad entre una aprobación y la siguiente: puedes entrar y ver qué compras están cargadas, qué falta por aprobar y cómo va la cartera, sin esperar a que el contador cierre el mes para saberlo.