Causación automática de facturas de compra

Qué significa "automatizar" aquí, y qué no

Automatizar la causación no es que el sistema contabilice solo. Es que la parte mecánica —leer el documento, identificar el tercero, armar las líneas de débito y crédito, calcular el IVA y las retenciones que apliquen, cuadrar la partida doble— la hace la IA, y la parte que decide sigue siendo del contador. El asiento que produce la lectura es siempre un borrador: se ve, se corrige si hace falta y se aprueba o se rechaza. Sólo el asiento aprobado recibe consecutivo y queda en el libro; el propuesto no existe para la contabilidad mientras nadie lo confirme.

01

Se sube el documento

PDF, escaneo o el archivo de la factura electrónica, de uno en uno o en lote.

02

La IA propone el asiento

Cuentas, débitos y créditos, IVA y retenciones, con la partida doble ya cuadrada.

03

El contador aprueba

Ahí, y sólo ahí, el asiento recibe consecutivo y entra al libro.

Cómo se lee el documento, sea cual sea su formato

Una empresa no recibe sus facturas en un solo formato, y ahí es donde suele atascarse cualquier automatización genérica. Quadria resuelve la lectura por tres caminos distintos, y los tres terminan en el mismo asiento propuesto:

La plantilla gratuita de la DIAN

Se lee sin IA, con un lector determinista. Sólo reclama el documento si sus propias cifras cuadran entre sí; si no, cede el turno al siguiente camino.

Cualquier otro PDF o escaneo

Pasa por lectura óptica y un modelo de razonamiento: otra plantilla, una foto del documento, una factura de la DIAN cuyos totales no cerraron.

El archivo de la factura electrónica

Se lee directo, también sin IA: ya trae los campos estructurados, así que no hay nada que interpretar.

Que existan tres caminos no es una curiosidad técnica: es la razón de que la causación funcione con documentos heterogéneos sin que el contador tenga que saber de antemano qué formato le va a llegar. Los tres coinciden en qué ES el documento —una compra, una nota crédito— antes de proponer nada, porque un lector que acierte la cifra y falle el tipo de documento produce un asiento al revés.

Cómo decide qué cuenta contable usar

La cuenta que propone el modelo no sale de una lista fija de proveedores. Sale de dos cosas, siempre acotadas a la empresa que está causando:

El plan de cuentas activo de esa empresa limita el universo: la cuenta propuesta tiene que existir ahí, así que un plan de cuentas recortado o personalizado se respeta desde la propuesta, no después. Y cómo clasifica esa misma empresa en el pasado, contado únicamente sobre asientos ya aprobados — nunca sobre borradores, porque si el modelo se leyera a sí mismo terminaría repitiendo su propio error hasta que nadie lo note.

Ese historial es una pista, no una regla: sólo desempata el último dígito de la subcuenta. La cuenta de cuatro dígitos la decide el documento que se está leyendo. Un proveedor que durante un año facturó papelería y hoy factura un activo fijo no puede terminar clasificado en el gasto de siempre sólo porque es el gasto de siempre.

Qué pasa con una nota crédito de compra

Una nota crédito no es una compra con los signos cambiados, y tratarla como tal es el error más caro de automatizar mal esta parte. El asiento se construye de nuevo, no se invierte línea por línea: el gasto queda al crédito, el IVA descontable se convierte en IVA por pagar, las retenciones se invierten, y la contrapartida va contra la factura original cuando puede identificarse, o contra una cuenta de reclamaciones cuando no.

La razón para reconstruirlo en vez de voltearlo es concreta: sobre el mismo documento, sin la palabra que lo delate en ningún campo estructurado, un modelo de lectura puede proponer una vez la orientación de compra y otra la ya invertida. Voltear un asiento así es apostar a que la orientación de partida era la correcta. Construirlo desde el papel de cada cuenta no depende de esa apuesta.

Dónde queda el control del contador

Nada de lo anterior contabiliza nada por sí solo. Cada documento leído termina en una bandeja de validación, no en el libro: ahí se ve el asiento propuesto completo, con las sumas ya cuadradas, y cada línea sigue siendo editable —se cambia una cuenta, se agrega una línea, se borra otra— antes de la decisión final. Aprobar es lo que asigna el consecutivo; rechazar descarta la propuesta sin dejar rastro en el libro.

Quadria no presenta nada ante la DIAN ni sustituye el criterio del contador: la causación automática acorta el camino entre el documento y el borrador contable, y deja la aprobación exactamente donde tiene que quedar, del lado humano.