Conciliación bancaria automática en Colombia

Qué es la conciliación bancaria y por qué se atasca a mano

Conciliar el banco es cruzar dos listas que deberían decir lo mismo y casi nunca lo dicen a la primera: el extracto que entrega el banco y los movimientos que ya están en el libro. Cuando se hace a mano, el trabajo real no es sumar — es mirar fila por fila, adivinar cuál abono del extracto corresponde a cuál factura cobrada, y notar la diferencia de un peso que en realidad es una comisión que nadie contabilizó todavía. Con una cuenta activa y varios movimientos diarios, esa revisión se vuelve el punto donde más tiempo se pierde del cierre mensual, y también donde más se cuelan errores que después cuestan explicar.

Cómo concilia Quadria un extracto de banco, paso a paso

El punto de partida es el mismo archivo que ya usas: el extracto que el banco entrega en Excel o CSV. Se carga en el asistente de la cuenta bancaria correspondiente, Quadria lo cruza contra los movimientos que esa cuenta ya tiene registrados y propone los emparejamientos — nunca los da por hechos.

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Subir el extracto

El archivo del banco, tal como lo descargas, para la cuenta que corresponde.

02

Revisar los cruces

Quadria cruza cada movimiento contra el libro y muestra qué emparejó y qué no.

03

Confirmar

Tú decides cada cruce y lo que queda pendiente. Nada se concilia solo.

Es el mismo asistente que usan las demás cargas de datos del producto, así que si ya montaste un plan de cuentas o un saldo inicial, la mecánica no es nueva: cambia el archivo, no el recorrido.

Qué pasa cuando un movimiento no cuadra con el libro

Esta es la pregunta que decide si una conciliación automática sirve o estorba. Un movimiento del extracto que Quadria no logra emparejar no desaparece ni se fuerza contra el saldo más parecido: queda a la vista, aparte de lo que sí cruzó, para que decidas qué es. Puede ser un cobro del banco que todavía no registraste, una transferencia que corresponde a una factura con la fecha corrida, o simplemente un documento que falta por causar. La propuesta resuelve la parte mecánica del cruce; lo que no cuadra sigue siendo criterio tuyo, y el sistema no lo esconde para que la pantalla se vea más limpia.

Por qué dos compras iguales el mismo día no se pierden

Un extracto trae movimientos repetidos con facilidad: dos compras al mismo proveedor, por el mismo valor, el mismo día, son dos filas idénticas en el archivo y tienen que seguir siendo dos movimientos en la conciliación. Quadria compara el extracto contra lo que la cuenta ya tiene por movimiento — fecha, valor, descripción y referencia — y lo hace contando repeticiones, no solo presencia. Una comparación que sólo pregunta «¿existe ya un movimiento con estos datos?» se comería la segunda compra por considerarla un duplicado, y el saldo de la cuenta quedaría descuadrado sin que nada lo avisara. Es el matiz que separa una deduplicación cuidadosa de una que rompe la cuenta en silencio.

La carga queda en un lote, con deshacer real

Cada extracto que subes abre un lote propio, y todo lo que esa carga crea queda marcado con su identificador. Eso deja dos cosas: un historial donde se ve cada intento de conciliación, y un botón de Deshacer que de verdad revierte —no sólo borra la fila más reciente. Si nada se construyó todavía sobre esos movimientos, el lote completo se retira. Si ya aprobaste, pagaste o reversaste algo que dependía de esa carga, Quadria no lo borra a medias: te dice exactamente qué lo está bloqueando, para que decidas desde ahí. Lo que registraste antes de este motor de importación no lleva esa marca y no se toca.

Después de conciliar

Al terminar el asistente, la pantalla de resultado ofrece Ir a conciliar como el siguiente paso, en vez de saltar sola a otra parte del sistema. Es la misma lógica del resto del producto: Quadria deja lista la propuesta y el paso que sigue lo decides tú, no un flujo que avanza sin preguntar.