Una pyme del régimen ordinario no practica veinte retenciones distintas. En la práctica, casi todo lo que pasa por la cuenta 2365 sale de cuatro o cinco conceptos, y el resto aparece una vez al trimestre. Este listado los ordena por la frecuencia con que suelen aparecer en las facturas de compra de una empresa común, con su base mínima en UVT y su tarifa.
Todas las cifras son del año gravable 2026, con una UVT de $52.374. Las tarifas y bases en UVT salen del catálogo de conceptos que usa Quadria, que sigue el Decreto 572 de 2025; los valores en pesos están calculados multiplicando la base por la UVT, no los publica la DIAN en esa forma. Cada año se recalculan.
Las retenciones, de la más a la menos frecuente
La base mínima se mide contra el valor del concepto antes de IVA. Si el pago no la alcanza, no hay retención; si la alcanza, se retiene sobre todo el valor, no sobre el exceso.
Concepto | Base mínima (UVT) | Tarifa | Cuándo aplica |
|---|---|---|---|
Compras generales | 10 (calculado: $523.740) | 2,5% | Compra de bienes a un declarante: mercancía, insumos, papelería |
Servicios en general | 2 (calculado: $104.748) | 4% | Mantenimiento, publicidad, software como servicio, aseo, vigilancia |
Honorarios y comisiones | 0 | 11% | Profesionales y consultores que cobran por su conocimiento |
Arrendamiento de inmuebles | 10 (calculado: $523.740) | 3,5% | Canon de local, oficina o bodega |
Transporte de carga | 4 (calculado: $209.496) | 1% | Flete pagado a un transportador de mercancía |
ReteIVA | 10 en compras, 2 en servicios | 15% del IVA | Sólo si eres agente de retención de IVA |
Algunas notas para leer la tabla sin errores:
- Compras y servicios son los dos que más se repiten. Una factura de $400.000 en compras no genera retención; la misma cifra en servicios sí, porque supera las 2 UVT.
- Honorarios no tienen piso: se retiene desde el primer peso. La frontera con servicios se explica en honorarios vs. servicios en la retención.
- ReteIVA se calcula sobre el IVA de la factura, no sobre el valor de la compra, y su base mínima se mide contra el valor del concepto que la origina. Hay una guía aparte: qué es la ReteIVA.
Declarante o no declarante
La tabla anterior asume que el proveedor es declarante de renta o persona jurídica. Cuando es una persona natural que no declara, el artículo 392 del Estatuto Tributario cambia la tarifa para tres de los conceptos. Según el catálogo de Quadria, con la misma base mínima:
Concepto | Tarifa declarante | Tarifa persona natural no declarante |
|---|---|---|
Compras generales | 2,5% | 3,5% |
Servicios en general | 4% | 6% |
Honorarios y comisiones | 11% | 10% |
Fíjate en que la lógica se invierte en honorarios: al no declarante se le retiene un punto menos. Confirma la condición del beneficiario antes de aplicar, porque un proveedor persona natural que sí declara vuelve a la columna de la izquierda. Este es un punto de criterio del contador: la condición se verifica con el RUT y con lo que el tercero te informe, no con el tipo de factura.
La ReteICA es otra cosa
La retención de industria y comercio no tiene tabla nacional. La define cada municipio: quién la practica, con qué tarifa (en por mil) y desde qué monto. Por eso no está en la tabla de arriba. Si tu empresa está en una ciudad que designa agentes de retención, la tarifa vigente se toma del estatuto de rentas del municipio, y se aplica sobre la actividad del proveedor. El detalle, con un ejemplo distrital, está en qué es la ReteICA.
Quién retiene y quién no
Retiene quien es agente: toda persona jurídica lo es por el artículo 368 del Estatuto Tributario; la persona natural, sólo si su RUT trae la responsabilidad 07. La ReteIVA exige además ser responsable de IVA con la responsabilidad 23 (art. 437-2). Y una empresa en el régimen simple no practica retención en renta ni de ICA (art. 911), aunque sí puede practicar ReteIVA. Hay un caso adicional que se olvida: a las empresas de servicios públicos domiciliarios no se les retiene, porque se autorretienen por resolución.
Un ejemplo de causación con retención
Una empresa contrata el mantenimiento de sus equipos con un proveedor declarante. La factura trae un servicio de $1.500.000 más IVA del 19% ($285.000). El valor supera las 2 UVT, así que se retiene el 4% sobre $1.500.000: $60.000. Se paga al proveedor $1.725.000, que es el total de $1.785.000 menos la retención. Ejemplo con cifras inventadas.
Cuenta | Débito | Crédito |
|---|---|---|
513595 Servicios, otros | 1.500.000 |
|
240810 IVA descontable | 285.000 |
|
236525 Retención por servicios (4%) |
| 60.000 |
220505 Proveedores nacionales |
| 1.725.000 |
Totales | 1.785.000 | 1.785.000 |
Débitos y créditos suman lo mismo. La retención de $60.000 va a la subcuenta 236525 y no a la cuenta padre, porque el formulario 350 reparte lo retenido por concepto en casillas separadas. Si además fueras agente de ReteIVA, se sumaría un crédito de $42.750 (el 15% de $285.000) en la 236705 y el pago al proveedor bajaría a $1.682.250.
Cómo llevarlo sin que se te escape
El error clásico no es la tarifa sino la base: retener sobre el total con IVA, mezclar un servicio con una compra en la misma línea o no distinguir al proveedor no declarante. Al montar una factura, Quadria propone la retención con su subcuenta según el concepto y tú la apruebas; el resumen de lo retenido en el mes se ve en impuestos. Si manejas varias empresas, cada una tiene su propia parametrización: lo que cambia entre ellas está en la guía sobre elegir software contable para varias empresas. Los errores que más se repiten al causar compras están en top errores al causar facturas de compra.
Preguntas frecuentes
¿La base mínima se mide con o sin IVA?
Contra el valor del concepto antes de IVA. El IVA no hace que un pago pequeño alcance la base; en la ReteIVA, el IVA es la base sobre la que se calcula la retención, pero el umbral sigue midiéndose contra el concepto que la origina.
¿Qué pasa si la factura no llega a la base mínima?
No se retiene. Si dos facturas del mismo proveedor suman más que la base, la norma mira cada pago o abono en cuenta por separado; el contador valida si corresponde tratarlas distinto.
¿Las tarifas cambian cada año?
La UVT sí, y con ella el valor en pesos de cada base. Las tarifas son las que fija la norma y cambian cuando un decreto las modifica. Cada enero conviene recalcular la tabla con la UVT nueva.
¿Puedo usar esta tabla como única fuente?
No. Es una guía referencial de los conceptos más comunes. Casos como contratos con AIU, gran contribuyente, tarifas especiales o beneficiarios del exterior tienen reglas propias.
Información de referencia con cifras calculadas para 2026: confirma cada base y cada tarifa antes de aplicarla; la validación final es tuya.