La mayoría de las facturas de compra ya no llegan en papel: llegan a un correo, como un archivo comprimido adjunto. Hoy, para contabilizarlas en Quadria, alguien tiene que abrir ese correo, descargar el adjunto y subirlo. Estamos desarrollando la integración con Gmail y con Outlook para que ese paso desaparezca. Esta nota cuenta qué va a hacer, cómo va a funcionar y en qué punto está.
Qué va a hacer la integración
La idea es simple: conectas el correo donde tus proveedores ya envían las facturas y Quadria se encarga del resto.
- Conectas el buzón desde Quadria, con el inicio de sesión de Google o de Microsoft. No nos das tu contraseña: autorizas un permiso de lectura que puedes retirar cuando quieras.
- Quadria revisa el correo cada pocos minutos y busca sólo los mensajes que traen una factura electrónica adjunta. El resto del correo no se toca.
- Cada factura entra a la bandeja de Validación con su asiento propuesto, exactamente igual que si la hubieras subido a mano.
- Tú la apruebas. La integración ahorra la descarga, no la revisión: nada entra al libro sin tu aprobación.
Pensada para quien lleva varias empresas
Un contador suele recibir en un mismo correo las facturas de varios clientes. Por eso un buzón podrá estar conectado a varias empresas a la vez, y cada factura se asignará a la empresa cuyo NIT aparece como comprador. Las que no correspondan a ninguna quedarán señaladas en Recibidos en lugar de colarse en la contabilidad equivocada.
También cuidamos los casos que hoy generan trabajo doble: la misma factura reenviada dos veces no crea dos asientos, y una nota crédito que llega por correo se reconoce como tal.
Qué pasa con tu correo y tu privacidad
Conectar un correo es una decisión seria, y la integración está diseñada alrededor de eso:
- El permiso es sólo de lectura, y el acceso se usa únicamente para encontrar facturas.
- Sólo se descargan los adjuntos de factura electrónica, no el resto de archivos ni el contenido de los demás correos.
- El permiso se guarda cifrado, y al desconectar el buzón se elimina.
- Nada de lo que se lee del correo se usa para publicidad ni para entrenar inteligencia artificial.
El detalle de cómo tratamos los datos está en tus datos en Quadria: privacidad y seguridad.
En qué punto está
La integración está en desarrollo y ya funciona con un grupo pequeño de cuentas piloto. Antes de abrirla a todos estamos completando las verificaciones que los proveedores de correo exigen a las aplicaciones que leen facturas, que son las que permiten que conectar tu buzón sea tan simple como iniciar sesión.
Mientras tanto, la forma más rápida de contabilizar tus compras sigue siendo cargar las facturas en lote desde Compras; el flujo completo está en causación automática de facturas. Si llevas muchas empresas y te interesa probar la integración antes, escríbenos desde tu cuenta.