Empezar en un programa contable nuevo suele dar pereza por una razón: parece que antes de registrar la primera factura hay que configurar todo. En Quadria la configuración inicial sale casi entera del RUT de la empresa, y lo demás se puede completar sobre la marcha. Esta guía recorre los primeros pasos en el orden en que conviene darlos.
1. Crear la cuenta
El registro se hace con correo y contraseña o con una cuenta de Google. Al crear la cuenta se aceptan los términos y la política de datos, y si el registro fue con correo, llega un código para confirmarlo. La cuenta nueva queda en el plan Borrador, que no tiene costo: incluye una empresa y veinte documentos al mes leídos con inteligencia artificial.
2. Agregar la empresa con su RUT
En Agregar empresa se elige si lo que vas a registrar es una persona natural o una empresa, y se carga el RUT. Quadria lee de ahí el NIT, la razón social, el régimen, las responsabilidades tributarias y la actividad económica, y los muestra en una pantalla de validación para que confirmes o corrijas cada dato antes de guardar.
Esos datos no son decorativos: el régimen y las responsabilidades del RUT determinan qué impuestos aparecen, si la empresa practica retenciones y qué formularios le corresponden. Un RUT desactualizado es la causa más común de retenciones mal propuestas, así que vale la pena usar la versión vigente.
3. Revisar el plan de cuentas
Después del RUT, Quadria pregunta si tienes experiencia contable: puede guiarte paso a paso o ir directo. Luego propone un plan de cuentas ajustado a la actividad de la empresa, que se revisa antes de activarlo. Si la empresa ya trae su propio plan, es mejor importarlo en el paso siguiente que empezar con el propuesto.
En Configuración se ajustan después los detalles: las cuentas de IVA y retenciones que usa la empresa, las tarifas de ICA de su municipio y los datos de nómina. Nada de eso hace falta para registrar la primera factura.
4. Traer lo que ya tenías
Si la empresa viene de otro programa, Importar datos recibe el plan de cuentas, los saldos iniciales, los terceros y los comprobantes en archivos de Excel. Cada importación muestra primero qué va a pasar —cuántas filas entran, cuáles tienen errores— y sólo escribe cuando confirmas. Si algo salió mal, la importación completa se puede deshacer mientras nadie haya construido encima. Los formatos y plantillas están en importar plan de cuentas y saldos iniciales.
5. Tus primeras facturas
Con la empresa creada, se cargan las facturas de compra del mes en Compras. Al terminar la lectura aparecen en Validación con su asiento propuesto. Revisa las primeras con calma: es el momento de ajustar una cuenta o una retención y ver cómo Quadria entiende tu empresa. Al aprobar, el asiento pasa al libro con su consecutivo.
En los planes de pago, quien es propietario de la empresa puede invitar a más personas: al contador que lleva los libros o al dueño que quiere ver sus cifras. Cada persona ve sólo las empresas a las que pertenece.
Si te atascas
Desde la cuenta se puede escribir a soporte en cualquier momento, y las guías del blog cubren los temas contables que más aparecen al empezar. Para ver cómo encajan todas las piezas a lo largo de un mes, revisa cómo funciona Quadria.