La forma más clara de explicar Quadria no es una lista de funciones, sino un mes de trabajo. Así se ve el ciclo contable de una empresa pequeña, desde que llegan las primeras facturas hasta que el contador entrega los informes, con lo que hace Quadria en cada paso y lo que sigue siendo decisión de quien lleva los libros.
Semana 1: llegan los documentos
Las facturas de los proveedores se cargan en Compras, de una en una o un mes entero en una sola tanda: facturas electrónicas, fotos, escaneos. Quadria lee cada documento, identifica al proveedor y los valores, y prepara un borrador del asiento con la cuenta, el IVA y las retenciones que correspondan según el plan de cuentas de la empresa.
Las ventas siguen el mismo camino en Ventas: la factura que ya emitiste con tu sistema de facturación se carga y se convierte en su asiento, con la cuenta por cobrar del cliente.
Semana 2: la bandeja de validación
Todo lo que Quadria prepara aterriza en Validación, una bandeja que funciona como la mesa del contador. Cada documento muestra lado a lado lo que se leyó y el asiento propuesto. Desde ahí se puede:
- Corregir cualquier dato leído o cualquier línea del asiento.
- Cambiar la cuenta, agregar una línea o quitar una retención.
- Aprobar uno por uno o aprobar en lote los que ya están bien.
- Rechazar lo que no corresponde a la empresa.
Mientras un asiento está en la bandeja no existe para la contabilidad: el libro diario sólo recibe lo aprobado, y es al aprobar cuando el comprobante recibe su número consecutivo. En la causación automática de facturas está el detalle de esa pantalla.
Semana 3: bancos, cartera y proveedores
Con las compras y ventas aprobadas, el extracto del banco se importa en Tesorería y se cruza contra el libro. La conciliación bancaria sugiere qué movimiento corresponde a qué factura, y lo que queda sin pareja —comisiones, 4x1000, un pago que nadie registró— queda a la vista para resolverlo.
Al mismo tiempo, Cuentas por cobrar y Cuentas por pagar muestran qué debe cada cliente y qué se le debe a cada proveedor, con sus vencimientos. Si la empresa tiene empleados, la nómina del mes se registra en su propio módulo y también pasa por validación antes de llegar al libro.
Semana 4: impuestos e informes
Con el libro al día, Quadria arma con esos saldos los borradores de los formularios que tocan en el periodo: IVA (300), retención en la fuente (350) y, para las empresas del régimen simple, el anticipo bimestral (2593) y la declaración anual (260). El contador los revisa y los presenta en la DIAN con su firma. El Calendario fiscal muestra los vencimientos según el NIT de la empresa y envía recordatorios.
Para cerrar el mes quedan los informes: balance de pruebas, balance general, estado de resultados, flujo de caja, libro diario y auxiliares, además del reporte de gastos deducibles. Salen en PDF listos para entregar al cliente; en los planes de pago llevan el logo de la empresa en lugar del de Quadria.
Lo que no cambia
Quadria acelera la parte repetitiva del mes, pero el criterio sigue siendo del contador: qué es deducible, cómo se trata una operación atípica, cuándo una retención no aplica. Por eso la regla es la misma en todos los módulos: Quadria propone y el contador valida. Si quieres ver qué hace la inteligencia artificial en ese reparto, lo explicamos en qué hace la IA de Quadria y qué decides tú.