Para expedirte una factura electrónica a tu nombre, el vendedor sólo puede pedirte tres datos: nombre o razón social, tipo y número de identificación, y correo electrónico. Ni dirección, ni teléfono, ni copia del RUT. Y si no pides la factura a tu nombre, no tiene que pedirte ninguno: el documento sale a «consumidor final».
La regla viene de la Resolución 000202 del 31 de marzo de 2025, que modificó la Resolución 000165 de 2023, y quedó compilada en el artículo 1.5.1.12.3 de la Resolución Única 000227 de 2025. Sirve igual si estás del lado del mostrador o del lado de la caja.
Los tres datos, y nada más
El artículo dice que, cuando el comprador pide la factura o el tiquete POS electrónico a su nombre, el obligado a facturar debe solicitarle «únicamente»:
- Nombre y apellidos o razón social.
- Tipo y número de identificación.
- Correo electrónico.
El correo ni siquiera es obligatorio: no hace falta, a juicio del comprador, cuando prefiere recibir la factura impresa. Y el comercio puede ofrecer un código QR, una pantalla o una aplicación para capturar los datos, pero la norma exige que exista siempre «un canal presencial y directo» para darlos de palabra o por escrito.
La DIAN lo resumió al anunciar el cambio, en su Comunicado de Prensa 026 del 1 de abril de 2025: queda prohibido solicitar datos adicionales como dirección, teléfono o RUT.
Hay un caso en que sí aparece una dirección: cuando la venta se entrega fuera del local, como en un domicilio, la factura registra el lugar de entrega. Es un dato de la operación, no un requisito para identificarte.
Cuando no das datos: consumidor final
Si no pides la factura a tu nombre, el vendedor no puede exigirte nada. La expide a «consumidor final», con el número genérico 222222222222, y cumple igual con su obligación de facturar.
Para una persona, eso basta. Para una empresa no: una factura a consumidor final no identifica al adquirente, y sin ese requisito no soporta el costo, el gasto ni el IVA descontable (artículo 771-2 del Estatuto Tributario). Si la compra es del negocio, pide siempre la factura con el NIT. Qué más revisar cuando llega está en cómo leer una factura electrónica.
El servicio de consulta de la DIAN
La misma resolución creó un atajo. El vendedor ingresa el tipo y el número de identificación, y un servicio de la DIAN le devuelve el nombre y el correo que el comprador tiene registrados. Cuando el comercio usa ese servicio, el único dato que debe pedir es el número de identificación; sólo pregunta los demás si el comprador no aparece en la consulta o quiere la factura en otro correo.
La DIAN anunció la entrada en operación del servicio para la segunda semana de abril de 2025. La norma limita su uso: sólo al momento de la venta y sólo para expedir la factura, sin consultas masivas ni distribución de la información.
Si eres quien factura
- Entrena a la caja en los tres datos y en la opción de consumidor final. Negar o demorar la factura por no entregar un teléfono incumple la norma.
- Mantén el canal presencial. El QR puede ser la vía rápida, no la única.
- Separa la factura de tu base de clientes. Puedes invitar al comprador a un programa de fidelización con más datos, pero como algo voluntario, con su autorización y una finalidad informada, según la Ley 1581 de 2012; no como condición para facturar.
- Usa los datos de la consulta sólo para facturar.
Una vez emitida, la factura de venta sigue su camino en la contabilidad: ingreso, IVA generado y cartera. Quadria contabiliza las facturas que ya emitiste, con el sistema que uses, y te las deja propuestas para aprobar; lo explica la página de facturas de venta. Lo que pasa después con el comprador, desde el acuse hasta la aceptación, está en eventos de la factura electrónica.
Preguntas frecuentes
¿Me pueden negar la factura si no doy el correo?
No. Si prefieres la representación impresa, el correo no es necesario.
¿Me pueden pedir el RUT para facturarme?
No. Para facturar basta el tipo y el número de identificación; el RUT no está entre los datos exigibles.
¿Estoy obligado a escanear un código QR o a descargar una aplicación?
No. El comercio puede ofrecerlos, pero debe tener un canal presencial y directo para que entregues los datos de palabra o por escrito.
¿Una factura a consumidor final me sirve para deducir el gasto?
No. Para que soporte costos, gastos o IVA descontable tiene que identificar a tu empresa como adquirente.