Recibir una factura electrónica y entender de un vistazo si está bien emitida no es intuitivo la primera vez: trae campos que no aparecen en una factura de papel, como el CUFE o el código QR, y algunos números —como las retenciones— aparecen ahí sólo como referencia, no porque el emisor los haya cobrado. Esta guía recorre los campos que importan revisar cuando te llega una factura de un proveedor.
Representación gráfica y archivo XML
Toda factura electrónica válida en Colombia tiene, en el fondo, un archivo XML: es el documento que realmente tiene valor legal y el que se envía a la DIAN. Lo que la mayoría de personas ve y busca cuando habla de "la factura" es la representación gráfica —normalmente un PDF— que resume ese XML en un formato legible para humanos. Para el trabajo del día a día basta con la representación gráfica, siempre que contenga los mismos datos que el XML; el archivo XML se vuelve importante cuando el sistema contable necesita leer la factura automáticamente o cuando hay que verificar un dato que el PDF no muestra completo.
Los campos que hay que revisar
CUFE (Código Único de Factura Electrónica). Es una cadena larga de caracteres, generada a partir de los datos de la factura, que identifica ese documento de forma única ante la DIAN. Dos facturas nunca deberían tener el mismo CUFE, y si el número de factura o los valores cambiaran, el CUFE también cambiaría — por eso sirve para detectar alteraciones.
Prefijo y número de factura. El prefijo identifica el bloque de numeración autorizado por la DIAN a ese emisor (por ejemplo, "SETP") y el número es el consecutivo dentro de ese bloque. Juntos forman el identificador que verás también en los reportes contables.
NIT del emisor y del adquiriente. Verifica que el NIT del emisor corresponda realmente al proveedor con el que hiciste negocios, y que el NIT del adquiriente sea el de tu empresa — recibir una factura dirigida a otro NIT es una señal de que algo se digitó mal en el momento de facturar.
Fecha de emisión y fecha de vencimiento. La primera marca cuándo se generó el documento; la segunda, cuándo vence el pago si la compra fue a crédito. Son dos fechas distintas y confundirlas descuadra la cartera o las cuentas por pagar.
Base gravable e IVA. La base es el valor sobre el que se calcula el impuesto; el IVA es el resultado de aplicar la tarifa correspondiente a esa base. Verifica que la tarifa aplicada tenga sentido para lo que compraste — no todos los bienes y servicios llevan la misma tarifa.
Retenciones informativas. Algunas facturas muestran valores de retención en la fuente, IVA o ICA como referencia informativa, calculados por el sistema del emisor, pero el emisor no te está cobrando esa retención: quien practica la retención (si te corresponde hacerlo como comprador) es tu propia empresa, al momento de contabilizar y pagar. Ver un valor de retención en el PDF de la factura no significa que ya esté descontado del total a pagar — hay que revisar qué neto exige realmente el proveedor.
Código QR. Contiene, codificado, un enlace o los datos mínimos para consultar la factura en los sistemas de validación. Escanearlo con el celular suele llevar directo a una página de verificación o a mostrar el resumen del documento.
Cómo validar el CUFE en el catálogo de la DIAN
La DIAN mantiene un catálogo de validación de facturas electrónicas en catalogo-vpfe.dian.gov.co, donde se puede consultar si un CUFE corresponde a una factura efectivamente reportada al sistema de la DIAN. Basta con ingresar el CUFE completo —cópialo tal cual aparece en el documento, sin espacios— para ver si el sistema lo reconoce. Esta validación es útil cuando hay duda sobre la autenticidad de una factura recibida por canales distintos a los habituales, o cuando el proveedor es nuevo y quieres confirmar que factura correctamente.
Por qué vale la pena revisar esto antes de causar la factura
Una factura con el NIT del adquiriente equivocado, una tarifa de IVA que no corresponde al bien comprado, o un CUFE que no valida en el catálogo son señales de que algo no está bien antes de que el documento entre a la causación automática de facturas. Revisar estos campos toma un minuto y evita causar un gasto que después hay que corregir. Herramientas como Quadria leen estos campos de forma automática al recibir la factura para acelerar la revisión, pero la decisión de aceptar o rechazar un documento sigue siendo de quien lo recibe.
Esta guía cubre los campos generales de cualquier factura electrónica colombiana; ante una duda puntual sobre un documento específico, consulta con tu contador antes de tomar una decisión.