Cuando una empresa recibe una factura electrónica, el ciclo no termina con la recepción del XML. La norma colombiana define una serie de eventos que el receptor puede reportar sobre esa factura, y que determinan si el documento llega a convertirse en un título valor que se puede negociar — por ejemplo, por la vía del factoring. Esta guía explica qué es cada evento y por qué importa, sin entrar en cómo se reportan técnicamente.
Qué es RADIAN
RADIAN es el Registro de la Factura Electrónica de Venta como Título Valor, administrado por la DIAN. Una factura electrónica que cumple ciertas condiciones y sobre la que se registran los eventos correctos puede circular como título valor: el proveedor puede cederla o descontarla ante un factor (una entidad de factoring) para obtener liquidez antes de la fecha de pago pactada con su cliente.
Los cinco eventos, en orden
Acuse de recibo (evento 030). El receptor confirma que recibió el XML de la factura. Es el primer eslabón: sin acuse, el resto de la cadena de eventos no tiene de dónde partir.
Recibo del bien o servicio (evento 032). El receptor confirma que efectivamente recibió lo que la factura describe — la mercancía llegó, el servicio se prestó. Es un evento distinto del acuse: uno confirma que llegó el documento, el otro que llegó lo facturado.
Aceptación expresa (evento 033). El receptor manifiesta, de forma explícita, que acepta la factura tal como fue emitida: los valores, los ítems y las condiciones son correctos.
Aceptación tácita (evento 034). Si el receptor no reporta ni aceptación ni reclamo dentro de los tres días hábiles siguientes al recibo del bien o servicio, la norma entiende que la factura queda aceptada por el solo paso del tiempo. Es el mecanismo que evita que una factura quede indefinidamente en el limbo por simple inacción.
Reclamo (evento 031). Si el receptor encuentra un desacuerdo — un valor mal facturado, un ítem que no corresponde — reporta un reclamo en lugar de aceptar. Es la rama alterna que interrumpe el camino hacia la aceptación tácita.
Por qué estos eventos importan más allá del papeleo
Una factura sin ningún evento reportado sigue siendo válida como soporte contable y tributario, pero no alcanza a consolidarse como título valor negociable. Para un proveedor que necesita anticipar su flujo de caja mediante factoring, que su cliente reporte el acuse y, sobre todo, no deje pasar el plazo sin aceptar o reclamar, puede ser la diferencia entre cobrar antes de tiempo o esperar el vencimiento pactado.
Lo que Quadria no hace en este flujo
Vale la pena ser explícito sobre el alcance: Quadria no emite eventos de factura electrónica ni los envía a la DIAN, y tampoco emite facturas electrónicas de venta. El registro de eventos es un trámite que corre por la plataforma de facturación electrónica del emisor o del receptor, según el caso, y por la infraestructura de la DIAN. Lo que sí puede ayudar es a llevar el control interno de las facturas de compra que recibes, cómo se causan y con qué proveedor quedan asociadas — el punto de partida antes de cualquier evento. Puedes ver ese flujo en causación automática de facturas.
Si tu empresa participa en operaciones de factoring o necesita confirmar el estado de eventos de una factura en RADIAN, ese trámite lo gestiona directamente el proveedor de facturación electrónica o el operador con el que trabajes, no un sistema contable.
Esta es una explicación general del mecanismo; para decidir si conviene reportar cada evento en un caso puntual, consulta con tu contador o con el factor con el que estés negociando.