Contabilidad para empresas de transporte

Qué es el vehículo afiliado y qué parte de lo que se cobra es ingreso propio

En el transporte de carga por carretera, buena parte de los vehículos que mueven la mercancía no son de la empresa: son de terceros afiliados, propietarios que ponen el camión y reciben a cambio una parte de lo que la empresa cobró por el viaje. Ese reparto es donde más se equivoca la contabilidad del sector, porque a simple vista parece que el ingreso de la empresa es solo la diferencia entre lo que cobró y lo que le pagó al propietario.

No es así. Lo que el generador de la carga le paga a la empresa de transporte es su ingreso completo, sin descontar nada por adelantado. Lo que la empresa le traslada al propietario del vehículo afiliado es un costo, contabilizado aparte, y el propietario es un tercero que hay que identificar con cuidado: su tipo de documento, su personería y la retención que corresponda sobre ese pago. Neteando los dos valores en una sola cifra, la empresa termina reportando un ingreso más bajo del que realmente facturó, y eso arrastra error a cualquier informe que se arme después.

Los costos por vehículo y por viaje, y por qué conviene automatizarlos

Combustible, peajes, mantenimiento, llantas: una empresa de transporte acumula documentos pequeños y repetidos por cada vehículo y por cada viaje, casi siempre con los mismos proveedores mes tras mes. Es el escenario donde más rinde la causación automática de compras: el proveedor se repite, la cuenta a la que va ese gasto se estabiliza con el tiempo, y Quadria propone el asiento a partir de lo que ya contabilizó antes para ese mismo proveedor, sin que el contador tenga que clasificar el mismo peaje cien veces al mes.

Cómo cargar los propietarios de vehículos y los conductores como terceros

Una empresa de transporte maneja muchos terceros a la vez: propietarios de vehículos afiliados, conductores, talleres, estaciones de servicio. Cargarlos uno por uno es lento cuando son decenas. Quadria permite cargar los terceros por archivo, con el mismo encabezado que usa para exportarlos: el dígito de verificación se valida contra el número de identificación, y si no corresponde, la fila se rechaza con el dígito correcto en el mensaje —nunca se guarda el que venía tecleado.

El IVA no trata igual el transporte de pasajeros y el de carga

El transporte de pasajeros y el transporte de carga no reciben el mismo tratamiento de IVA, y una empresa que factura los dos no puede aplicarle a uno el criterio del otro sin revisarlo. Esta página no dice cuál de los dos está gravado y cuál no, porque afirmarlo sin verificarlo con la actividad exacta de cada empresa sería una conclusión nuestra presentada como norma. Es un punto para confirmar con el contador antes de causar la compra o de facturar el servicio, y donde más pesa la diferencia entre las dos actividades del sector.

Qué grupo del régimen simple le corresponde a una empresa de transporte

La DIAN agrupa el expendio de comidas y bebidas junto con las actividades de transporte en el mismo grupo del régimen simple, dos sectores sin nada en común más allá de compartir renglón en el formulario. Los detalles de tarifas, rangos y el resto del régimen simple —incluido cómo cambia la base cuando la empresa está en este régimen— están explicados en la página de impuestos; aquí basta con la referencia del grupo que le corresponde a esta actividad.

Quadria arma la declaración con los saldos que ya quedaron contabilizados en el libro. El contador la revisa, la ajusta si hace falta y decide cuándo presentarla.