Contabilidad para tienda online y ecommerce

Por qué el depósito de la pasarela no es el ingreso de la venta

Una venta de la tienda online no llega al banco por su valor completo. La pasarela de pagos descuenta su comisión, practica una retención y desembolsa el resto, casi siempre agrupando varias ventas en un solo movimiento que aparece días después de que el cliente pagó. Si el negocio contabiliza como ingreso lo que efectivamente entra al banco, comete tres errores a la vez: el ingreso queda subestimado porque nunca se registró el valor bruto de la venta, la comisión de la pasarela desaparece sin quedar en ninguna cuenta de gasto deducible, y la retención practicada se pierde en vez de quedar como un anticipo del impuesto que ya se pagó por adelantado. Es el error que define a este sector: no es que falte algo por registrar, es que se registra un solo número donde en realidad hay tres.

Qué pasa con la comisión y la retención de la pasarela

La venta se reconoce por su valor bruto, el mismo que ve el cliente al pagar. De ahí salen, aparte, dos movimientos: la comisión que cobra la pasarela por procesar el cobro, que es un gasto de operar la tienda como cualquier otro, y la retención que practica, que no es una pérdida sino un valor a favor del negocio frente al impuesto que le corresponde declarar. Tratar los tres como un solo neto —lo que "sobra" después de que la pasarela descontó todo— es cómodo mientras se concilia el banco a ojo, pero dificulta saber cuánto vendió realmente la tienda y a cuánto asciende ya lo pagado por adelantado.

Cómo se concilia un desembolso agrupado contra muchas ventas

Un solo desembolso que corresponde a veinte, cincuenta o cien ventas individuales, con su fecha de venta y su fecha de pago separadas por días, es exactamente el problema que resuelve la conciliación bancaria: cruzar cada movimiento del extracto contra lo que ya está en el libro, y dejar visible qué ventas componen cada desembolso. Sin ese cruce, cuadrar la caja de una tienda online a mano —restando comisiones y agrupando ventas por fecha de pago en vez de por fecha de venta— es donde se pierde el tiempo del mes.

Ventas a consumidor final, sin tercero identificado en cada una

Un ecommerce vende en volumen y a bajo valor por transacción, a compradores que casi nunca quedan registrados como tercero individual: es consumidor final, identificado en conjunto y no uno por uno como en una venta a otra empresa. El listado de esas ventas suele salir de la plataforma de la tienda como un archivo, y traerlo a la contabilidad sin transcribirlo fila por fila es justamente lo que resuelve importar datos, sea el resumen de ventas del período o el detalle que la pasarela entrega junto con su propio desembolso.

Qué pasa con una devolución en la tienda online

Cuando un cliente devuelve una compra, la venta se corrige con una nota crédito que resta el ingreso y el impuesto que se había causado. Esa nota crédito la emite la plataforma de la tienda o el sistema de facturación que use el negocio. Quadria parte de ese documento ya emitido y contabiliza la devolución a partir de ese documento, con el mismo criterio de causación que cualquier otro movimiento, para que el ingreso que queda en el libro sea el neto real de lo que el cliente no devolvió.

Por qué vender por internet no cambia el grupo del régimen simple

Para el régimen simple de tributación, una tienda online que vende productos sigue siendo comercio al por mayor y al detal: la norma clasifica por la actividad —comprar y revender mercancía—, no por si el mostrador es físico o es una página. Lo que cambia al vender por internet es el canal y la logística, no el grupo ni la tarifa que le corresponde declarar. Confundir "vendo por internet" con una categoría tributaria distinta es un error común y sin sustento en la norma: el negocio de fondo sigue siendo el mismo comercio.