Contabilidad para agencia de marketing y publicidad

La pauta que compra la agencia no siempre es su ingreso

Una agencia de marketing factura a su cliente dos cosas mezcladas en la misma cuenta de cobro: el valor de la pauta que compró en un medio o una plataforma, y sus propios honorarios por planear, crear y administrar la campaña. Si la agencia contabiliza el total como ingreso propio, su cifra de ventas queda inflada con dinero que sólo pasó por ahí camino al medio, y el margen real se pierde mezclado con plata que nunca fue suya.

Lo que decide el tratamiento es si la agencia actúa por cuenta propia o como intermediaria. Comprada la pauta por cuenta propia, el gasto y el ingreso asociado son de la agencia. Actuando como intermediaria frente al medio o la plataforma, el ingreso real es el honorario, y el valor de la pauta es un valor de paso: entra del cliente y sale hacia el medio, sin quedarse en la agencia. Es el contrato con el cliente y con el medio el que define cuál de los dos casos aplica.

Cuando el contrato se estructura como AIU —administración, imprevistos y utilidad—, ese componente ya separa lo que sí es ingreso de la agencia del valor de lo comprado por cuenta de terceros. Es el mismo principio que, en transporte, distingue al vehículo que opera por cuenta propia del que sólo está afiliado: quién factura no siempre es quien gana.

Por qué el régimen simple no está resuelto para publicidad

El artículo 908 del Estatuto Tributario agrupa las actividades del régimen simple por tarifas, y varios grupos se arman nombrando actividades específicas. La publicidad no aparece nombrada en ninguno de esos grupos. Que una agencia se parezca al grupo de servicios con predominio del factor intelectual, o que caiga en el grupo residual, depende de lo que realmente hace: crear una campaña no es lo mismo, para este efecto, que comprar y revender pauta. Esa clasificación la hace el contador con el caso concreto, y conviene revisarla con detalle en impuestos.

Facturación por proyecto y el cobro por hitos

Una agencia rara vez cobra mes a mes de forma pareja. Los proyectos grandes se facturan por hitos —aprobación de la estrategia, entrega de piezas, cierre de campaña— y entre uno y otro queda cartera abierta con plazos distintos según el cliente. Llevar esa cartera ordenada es la parte que se descuida cuando la agencia crece: Quadria organiza la cartera por cliente y por factura, así que el cobro pendiente no se pierde entre proyectos.

Freelancers y proveedores por proyecto

Cada campaña suele traer su propia lista de terceros: un fotógrafo, un editor de video, un community manager por contrato, un proveedor de impresión. Personas y empresas distintas cada mes, cada una con su propia retención según el concepto. Ahí identificar bien al tercero importa tanto como el asiento mismo — Quadria permite cargar terceros por archivo, con la validación del dígito de verificación contra el número, así que un NIT mal digitado no se guarda con un dígito inventado.

Gastos en pauta digital comprada fuera del país

Buena parte de la pauta que compra una agencia hoy corre en plataformas con domicilio fuera de Colombia. Ese gasto tiene un tratamiento propio, distinto del de un proveedor local, tanto en el IVA como en la retención que puede aplicar. Depende de cómo esté facturando la plataforma, así que es uno de los puntos donde vale la pena que el contador revise el caso con calma antes de contabilizarlo.

Cómo entra cada factura de proveedor a la contabilidad

Entre freelancers, plataformas de pauta y proveedores del local, una agencia recibe facturas de formas distintas cada mes. Quadria lee el documento de cada una y propone su asiento —honorarios, pauta o arriendo, cada uno a su cuenta— con la retención que aplique según el tercero — la causación automática de compras está pensada justamente para ese volumen disperso, y el contador aprueba cada propuesta antes de que quede en el libro.