Contabilidad para constructoras y obras en Colombia

Qué es el AIU y por qué separa el costo del margen

Un contrato de construcción no siempre se paga contra un solo precio global. En buena parte del sector el valor se descompone en AIU: administración, imprevistos y utilidad. Ese componente es lo que le queda al constructor por gestionar la obra —su margen—, separado de lo que es costo directo: los materiales, la mano de obra y los subcontratos del proyecto.

La razón no es sólo de presentación. En ciertos contratos el IVA no se calcula sobre el valor total, sino sobre el componente de AIU. Qué contratos entran en ese tratamiento y sobre qué base exacta se liquida el IVA depende del tipo de contrato, y lo determina el contador caso por caso. Mezclar AIU con costo directo en la misma cifra le impide al constructor saber si el proyecto le deja margen o si pierde plata en un contrato que en el papel parece grande.

Por qué el anticipo de obra no es ingreso

El anticipo es el error más costoso y más frecuente del sector. Cuando el cliente gira un anticipo antes de que avance la obra, esa plata entra a la constructora, pero la obligación de ejecutar sigue pendiente: en términos contables es un pasivo, no un ingreso. El ingreso se reconoce a medida que la obra se ejecuta y se factura contra el avance, no de una vez al recibir el giro.

El efectivo entra completo desde el primer día, y es tentador leerlo como una venta cerrada. Pero contabilizarlo como ingreso infla el período en que se recibió y lo deja artificialmente bajo cuando la obra realmente se ejecuta. El seguimiento de qué se ha facturado, qué está pendiente de cobro y qué sigue como anticipo sin ejecutar es lo que ordena la cartera de cada obra frente a su cliente.

Por qué el costo se sigue por obra y no por mes

Una constructora gestiona varios proyectos en paralelo, cada uno con su propio presupuesto y margen esperado. Lo que necesita saber no es cuánto gastó la empresa en el mes, sino cuánto lleva gastado cada obra frente a lo presupuestado para ella. Eso exige que cada compra y cada subcontrato queden identificados con el tercero correcto y la cuenta auxiliar que les corresponde, para poder filtrarlos y sumarlos por proyecto. Quadria propone esa clasificación a partir del documento; el contador la revisa antes de que quede registrada.

Parte de ese control pasa por los subcontratistas: una obra suma decenas de terceros —electricistas, plomeros, instaladores, transporte— y cada uno tiene su propia retención según el servicio. Cuando la lista es larga, cargarlos desde un archivo con el dígito de verificación cotejado contra el número evita el error más común: un NIT bien escrito con un dígito que no corresponde.

El otro flujo constante son las compras a ferreterías y depósitos de materiales: volumen alto, muchas facturas pequeñas, casi a diario. Ese frente se trata en contabilidad para ferreterías.

El régimen simple no nombra a la construcción

El artículo 908 del Estatuto Tributario, que organiza las tarifas del régimen simple por grupos de actividad, no menciona la construcción en ninguno de ellos. Por descarte, la actividad suele ubicarse en el grupo residual, pero decir «tu tarifa es esta» a partir de ese descarte sería presentar una conclusión nuestra como si fuera la norma, y una tarifa mal liquidada es plata real mal calculada por alguien que confió en una página web.

Por eso esta página no muestra una tabla de tarifas para constructoras. La clasificación correcta la resuelve el contador revisando la actividad exacta y el tipo de obra. El panorama de qué sí cubre Quadria en materia de impuestos es el mejor punto de partida antes de esa conversación.

Qué arma Quadria y qué decide el contador

Quadria lee los documentos de una obra —compras, subcontratos, anticipos— y propone el asiento con la cuenta y el tercero que corresponden. No liquida el AIU de un contrato, no decide en qué grupo del régimen simple cae una constructora ni presenta sus declaraciones: arma el registro, y el contador lo revisa y lo aprueba antes de que quede en el libro.