La DIAN ofrece un servicio gratuito para emitir facturas electrónicas, y para un negocio que solo necesita facturar puede ser suficiente. La duda aparece cuando la factura tiene que llegar a la contabilidad, cuando hay más de una empresa o cuando alguien tiene que volver a digitar lo que ya se facturó. Esta guía separa las dos situaciones. Es una guía de referencia, y la decisión la toma el empresario con su contador.
Qué es la facturación gratuita de la DIAN
Es un software que la propia DIAN pone a disposición de los empresarios y responsables que deben facturar electrónicamente. Su página describe el servicio como sin límite de generación y recepción de documentos electrónicos, y no fija topes de ítems, clientes ni productos.
Para usarlo se necesita:
- Estar inscrito en el RUT.
- Tener un certificado de firma digital, que cualquier facturador electrónico puede pedir sin costo y que dura dos años.
- Completar la habilitación en línea, eligiendo el software de la DIAN como modo de operación.
La habilitación sigue un orden: registrarse y pedir el certificado, hacer las pruebas y escoger la fecha de inicio, actualizar el RUT, solicitar los rangos de numeración y asociar los prefijos en el entorno de facturación. Cuando eso termina, se puede empezar a facturar. El servicio incluye además plantillas para generar facturas y el llenado automático del nombre y el correo del comprador a partir de su documento.
Qué resuelve y qué su página no menciona
La página de la DIAN habla de facturas electrónicas. No dice nada sobre notas crédito, notas débito, documento soporte ni nómina electrónica, y tampoco aclara si el servicio incluye contabilidad, inventario o conexión con otros programas. Eso no significa que no existan: significa que conviene confirmarlo en el propio servicio antes de basar un negocio en él.
La pregunta práctica es qué pasa después de emitir. Una factura de venta emitida tiene que terminar como un asiento en el libro, con su cliente, su IVA y su cuenta por cobrar. Con una herramienta que solo factura, ese paso lo hace una persona: abre la factura y la digita de nuevo.
Cuándo basta la facturación gratuita
- El negocio factura poco y la contabilidad la lleva alguien aparte que ya recibe los documentos.
- Solo hay una empresa y el volumen de facturas no justifica pagar por una herramienta.
- Lo que se busca es cumplir la obligación de facturar y nada más, sin que la factura alimente informes ni cartera.
Si tu caso es este, no hay razón para pagar por algo que no vas a usar.
Cuándo conviene un software
Si necesitas | La facturación gratuita de la DIAN | Un software de facturación con contabilidad |
|---|---|---|
Emitir la factura | Sí, según su página | Sí |
Que la factura llegue al libro sin digitarla otra vez | La página no lo menciona | Depende del programa; es lo que hay que preguntar |
Llevar varias empresas con una sola cuenta | La página no lo menciona | Depende del programa |
Cartera, informes y conciliación a partir de lo facturado | La página no lo menciona | Depende del programa |
Soporte cuando algo falla un día de cierre | Ver el servicio | Depende del plan |
Quadria emite facturas electrónicas desde sus planes de pago, con una cantidad mensual distinta en cada plan, y lo hace a través de Soluciones Alegra S.A.S., proveedor tecnológico autorizado por la DIAN; Quadria no lo es. Cada factura la confirma una persona antes de salir, y la venta emitida pasa por la bandeja de validación antes de llegar al libro, de modo que no se digita dos veces. La habilitación ante la DIAN la hace el representante legal de la empresa; Quadria explica el paso a paso. El detalle está en la página de facturación electrónica.
Dos cosas conviene tener claras. Emitir tiene un cupo mensual en Quadria, así que si una empresa emite cientos de facturas al mes hay que hacer la cuenta con ese volumen. Y el plan gratuito de Quadria no incluye emisión, solo la lectura de las facturas que recibes.
Preguntas frecuentes
¿La facturación gratuita de la DIAN tiene límite de facturas?
Según su página, no hay límite de generación y recepción de documentos electrónicos. Si tu actividad tiene condiciones especiales, confírmalo en el servicio.
¿Necesito certificado de firma digital?
Sí. El certificado se puede solicitar sin costo y dura dos años, según la DIAN.
¿Puedo empezar con la gratuita y cambiar después?
Se puede, pero cambiar de modo de operación puede exigir trámites ante la DIAN que esta guía no detalla. Pregúntale a tu contador qué se necesita antes de decidir, y elige con el volumen que esperas, no con el de hoy.
¿Quién habilita la empresa ante la DIAN?
El representante legal de la empresa. Un software puede explicar el paso a paso, pero la habilitación es de la empresa.