Desde que la factura electrónica se volvió obligatoria, el proveedor ya no entrega un papel: manda un correo con un adjunto comprimido. Para quien lleva la contabilidad eso significa abrir el buzón, descargar cada archivo, descomprimirlo, subirlo al programa y repetir. La recepción automática de facturas de compra resuelve ese paso: el documento viaja del correo a la bandeja contable sin que nadie lo toque.
Por qué la recepción manual se vuelve un problema
Con cinco proveedores no se nota. Con cincuenta, o con un contador que atiende diez empresas, la recepción se convierte en un trabajo de tiempo completo que no aporta nada. Además tiene dos riesgos:
- Facturas que se pierden: el correo quedó en otra bandeja, en spam o en el buzón de alguien que ya no está en la empresa.
- Facturas duplicadas: el mismo documento se sube dos veces porque llegó reenviado.
Las dos terminan en el mismo lugar: un IVA descontable que no cuadra y una conciliación que no cierra.
Cómo funciona la recepción automática
El principio es sencillo. En lugar de que una persona lleve la factura al programa, el programa lee el correo donde ya llegan las facturas.
- Conectas el buzón. Autorizas el acceso de lectura a la cuenta de Gmail o de Outlook donde tus proveedores envían las facturas.
- El sistema revisa periódicamente. Busca correos nuevos con el archivo de la factura electrónica adjunto e ignora el resto.
- Cada factura se lee. El archivo estructurado se lee directo, sin IA, porque ya trae los campos definidos.
- Se verifica el destinatario. Si la factura no va dirigida al NIT de la empresa, no se contabiliza: se marca como dirigida a otra empresa.
- Queda para validar. El asiento propuesto llega a la bandeja, donde el contador lo revisa y lo aprueba, igual que una factura subida a mano.
El duplicado se corta solo: cada correo se procesa una vez, y reenviarlo no crea un segundo asiento.
Qué hace la IA con cada factura que llega
Leer el archivo no requiere IA, pero decidir cómo se contabiliza sí. Con los datos del documento, el modelo arma el asiento —cuenta del gasto, impuesto descontable y retenciones— usando el plan de cuentas de la empresa y su historial con ese proveedor. Es el mismo proceso de la causación automática de facturas, con la diferencia de que el documento llegó solo.
Si el documento es una nota crédito, se reconoce como tal y el asiento se arma invertido: el gasto al crédito y el IVA descontable reversado.
Qué no hace la recepción automática
- No emite facturas. Recibir no es facturar. Para emitir se necesita un proveedor de facturación electrónica.
- No envía nada a la DIAN. Leer las facturas recibidas no genera eventos ante la DIAN.
- No contabiliza sin aprobación. Cada documento queda como propuesta hasta que el contador lo valida.
¿Es seguro conectar el correo?
Es la pregunta correcta. Tres cosas que conviene exigir:
- Acceso sólo de lectura y sólo a lo necesario para encontrar facturas.
- El permiso se guarda cifrado y se puede revocar en cualquier momento, desde el programa o desde la cuenta de Google o Microsoft.
- Sólo se descargan los adjuntos de la factura, no los demás archivos del correo.
Para contadores con varias empresas
Un mismo buzón puede estar conectado a varias empresas. Cada factura se asigna a la empresa cuyo NIT aparece como comprador, y las que no corresponden quedan señaladas en lugar de colarse en la contabilidad equivocada. Es una de las funciones que más tiempo le ahorra a un contador independiente con muchos clientes pequeños.
En Quadria la conexión de buzones está disponible en piloto y se habilita por solicitud.
Preguntas frecuentes
¿Qué facturas detecta automáticamente?
Las facturas electrónicas de compra que llegan como adjunto al correo conectado, incluidas las notas crédito.
¿Reemplaza la facturación electrónica?
No. Sirve para recibir las facturas de tus proveedores, no para emitir las tuyas.
¿Qué pasa con una factura dirigida a otro NIT?
No se contabiliza. Queda marcada como dirigida a otra empresa para que la revises.
¿Puedo desconectar el correo?
Sí, en cualquier momento. Desconectar retira el permiso y detiene la lectura.